Aggiornare un piano in Microsoft Project: baseline, data di stato e avanzamento

Guida pubblicata a settembre 2026. È il gemello operativo della guida all’Earned Value: quella spiega come si misura l’avanzamento, questa spiega come si aggiorna il piano perché quella misura abbia senso. Raccoglie nove articoli scritti su questo blog tra il 2015 e il 2026. Vale per tutte le versioni desktop di Microsoft Project, da 2010 a 2024 e Microsoft 365.

Venerdì pomeriggio, punto di avanzamento. Apri il piano, chiedi in giro «a che punto siete», scrivi qualche percentuale, allunghi di due giorni l’attività che è in ritardo, salvi. Il Gantt è aggiornato. O almeno così sembra.

In realtà hai fatto un’altra cosa: hai ripianificato. Il piano che vedi adesso dice dove finirà il progetto, ma non dice più dov’era previsto che finisse, né di quanto ti sei spostato, né se lo spostamento sta crescendo o rientrando. Hai perso l’unica informazione che rende un piano uno strumento di controllo: il confronto tra quello che avevi promesso e quello che sta succedendo.

Aggiornare un piano in Microsoft Project è un ciclo di cinque tappe, sempre nello stesso ordine: si salva la previsione, si fissa la data di stato, si inseriscono i dati effettivi, si riprogramma il lavoro rimasto, si leggono le variazioni e si comunicano. Questa guida percorre il ciclo tappa per tappa e rimanda, per ogni passaggio, all’articolo che lo spiega con le schermate.

Aggiornare non è ripianificare: perché serve la previsione

La previsione, che in inglese si chiama baseline e in italiano Project chiama così, è una fotografia del piano scattata un attimo prima di cominciare a eseguirlo: per ogni attività, inizio, fine, durata, lavoro e costo come erano al momento dell’impegno. Da quel momento il piano vive e cambia; la previsione no. È la funzione più sconosciuta di Microsoft Project, e la sua assenza è il motivo per cui tanti aggiornamenti sono in realtà ripianificazioni.

Fai una prova mentale. Hai un’attività di dieci giorni; a metà ti accorgi che ne servono dodici e allunghi la durata. Senza previsione il piano ora dice «dodici giorni» e basta: nessuna traccia del fatto che erano dieci. Con la previsione il piano dice «dodici giorni, previsti dieci, variazione più due», e la fine del progetto mostra di quanto si è spostata rispetto alla promessa. Stessa modifica, due informazioni molto diverse.

Aggiornare un piano senza una previsione salvata non è aggiornare: è ripianificare, e perdere ogni volta la memoria di dove si voleva arrivare.

La previsione ha anche un lato che sorprende: se elimini un’attività dopo averla salvata, il suo costo e il suo lavoro restano nella previsione del riepilogo, e la variazione che ne risulta va saputa spiegare. Non è un difetto: è la previsione che fa il suo lavoro, ricordare quello che avevi promesso.

Prima tappa: salva la previsione, una volta sola

Il comando sta in Progetto → Imposta previsione → Imposta previsione, per l’intero progetto. Si fa quando il piano è approvato e prima che parta la prima attività. Da quel momento la vista Gantt verifica mostra sotto ogni barra una barra grigia: è la previsione, e la distanza tra le due è la variazione che leggi a occhio.

Tre regole per non pentirsi:

• non si risalva a ogni aggiornamento: se sovrascrivi la previsione ogni settimana, ogni settimana il progetto è «in linea» e il ritardo sparisce dai numeri, non dalla realtà;
• si risalva solo a fronte di una modifica approvata, per esempio un cambio di perimetro firmato dal cliente: in quel caso la promessa è cambiata davvero;
• le versioni precedenti si conservano: Project tiene fino a undici previsioni (Previsione, poi Previsione1…10). Prima di risalvare, copia quella corrente in una numerata, così la storia delle promesse resta leggibile.

Se il progetto è già partito e la previsione non c’è, salvala adesso: non avrai il confronto con l’inizio, ma da oggi in avanti il ciclo funziona.

Seconda tappa: fissa la data di stato

Ogni aggiornamento risponde a una domanda precisa: «a che punto era il progetto alla data X?». Quella X è la data di stato e si imposta in Progetto → Informazioni progetto → Data stato. Non è la data di oggi: è la data a cui si riferiscono i dati che hai raccolto. Se le squadre ti hanno mandato l’avanzamento di venerdì e tu aggiorni il piano lunedì, la data di stato è venerdì.

Conviene farla vedere: Formato → Griglia → Data stato disegna una linea verticale nel Gantt, e a quel punto l’effetto della data di stato diventa evidente. Tutto ciò che è completato dovrebbe stare a sinistra della linea; tutto ciò che resta da fare, a destra. Un’attività al 40% la cui parte completata sporge oltre la linea, o la cui parte rimanente comincia prima, è un’attività che sta raccontando una cosa impossibile.

Project sa correggere da solo queste incoerenze, se glielo chiedi. In File → Opzioni → Pianificazione, nel gruppo delle opzioni di calcolo, ci sono quattro caselle che spostano alla data di stato la fine delle parti completate e l’inizio delle parti rimanenti. Attivarle rende ogni aggiornamento coerente con la linea; lasciarle spente vuol dire farlo a mano, attività per attività.

Terza tappa: i dati effettivi, nel giusto ordine

Qui si fa la maggior parte degli errori, perché in Project le date sono molte e non tutte si comportano allo stesso modo. Conviene pensarle come tre famiglie:

• le date previste (Inizio previsto, Fine prevista): sono la previsione, non si toccano;
• le date programmate (Inizio, Fine): le calcola il motore da durate, legami, calendari e dati effettivi. Scriverle a mano crea un vincolo e toglie al piano la capacità di reagire;
• le date effettive (Inizio effettivo, Fine effettiva): le scrivi tu, una volta, quando la cosa succede. Sono l’unico punto in cui la realtà entra nel piano.

Le date effettive hanno regole precise. La Data inizio effettivo si imposta a mano quando l’attività parte davvero, e da quel momento l’attività non si muove più: è ancorata alla realtà. Se invece scrivi una percentuale di completamento su un’attività senza inizio effettivo, Project lo imposta da solo uguale all’inizio programmato, che potrebbe non essere la data vera. La Data fine effettiva, quando la scrivi, porta l’attività al 100% e chiude la partita.

Da qui l’ordine giusto per ogni attività toccata dall’aggiornamento:

1. se è partita, scrivi quando è partita (Inizio effettivo);
2. poi quanto è avanzata: percentuale di completamento, oppure, meglio, durata effettiva e durata rimanente, che obbligano a una stima onesta di quanto manca invece di un numero a sensazione;
3. se è finita, scrivi quando è finita (Fine effettiva), non il 100%: il 100% da solo chiude l’attività alla data programmata, non a quella reale.

Il posto per farlo è la finestra Aggiorna attività (scheda Attività, gruppo Pianificazione), che mostra insieme percentuale, durate effettiva e rimanente, inizio e fine effettivi. I pulsanti 0%, 25%, 50%, 75%, 100% sulla barra multifunzione sono comodi e pericolosi: fanno il passo 2 senza il passo 1 e il passo 3.

Una distinzione che vale la pena conoscere: % completamento misura la durata trascorsa, % lavoro completato misura le ore fatte. Su un’attività con più risorse le due possono divergere parecchio, e per il controllo dei costi è la seconda che conta.

Quarta tappa: riprogramma il lavoro rimasto

Dopo i dati effettivi, il piano ha spesso un’incoerenza: attività non finite la cui parte rimanente sta ancora prima della data di stato, cioè nel passato. Nessuno farà quel lavoro ieri. Il comando Progetto → Aggiorna progetto → Riprogramma lavoro non completato per iniziare dopo la data di stato sposta in avanti tutto il rimanente e lo divide dalla parte completata: nel Gantt compare un’attività spezzata, con un tratto fatto e un tratto da fare. È la fotografia onesta del punto in cui sei.

Due avvertenze. La prima: riprogrammare non significa allungare. La durata rimanente resta quella stimata al passo precedente; se il lavoro rimasto richiederà più tempo, la cosa giusta è correggere la durata rimanente con una stima, non trascinare la barra. La seconda: lo stesso comando, applicato a tutto il progetto, riprogramma anche ciò che non hai aggiornato per dimenticanza. Prima di lanciarlo, un filtro sulle attività che dovevano essere in corso alla data di stato ti dice se ti manca qualche dato.

Un caso particolare è lo stop imposto dall’esterno: un fermo cantiere di mesi, una sospensione decisa dal committente. Qui la sequenza è la stessa ma con un passaggio in più: si salva una previsione numerata prima di intervenire, si fissa la data di stato al giorno del fermo, si registrano gli avanzamenti e poi si sposta il lavoro rimasto alla data di ripresa. Il procedimento passo per passo è stato raccontato su questo blog nel marzo 2020, per motivi che tutti ricordiamo.

Quinta tappa: leggi le variazioni, poi comunica

Ora il piano dice tre cose insieme: cosa avevi promesso, cosa è successo, cosa succederà se il resto va come previsto. Si leggono in tre posti:

• Progetto → Informazioni progetto → Statistiche: durata, lavoro e costo correnti accanto ai previsti, in una sola finestra. È il colpo d’occhio da guardare per primo;
• la tabella Variazione (Visualizza → Tabelle → Variazione): per ogni attività, di quanto inizio e fine si sono spostati rispetto alla previsione. Ordinata per Variazione fine, mette in cima i problemi;
• la vista Gantt verifica, dove la distanza tra barra e barra grigia si vede senza leggere numeri.

Il numero da solo però non basta. Un ritardo di dieci giorni che si allarga a ogni aggiornamento è un’emergenza; lo stesso ritardo che si riassorbe da solo è un problema che si risolve senza spendere; lo stesso ritardo fermo da tre settimane è una terza storia. Per questo conviene guardare la direzione del ritardo, non solo la sua dimensione, e concentrare l’attenzione sulle prossime settimane invece che sull’intero orizzonte, come propone il metodo dei ventuno giorni per il recupero rapido.

Quando il piano è aggiornato così, i numeri dell’Earned Value diventano calcolabili e sensati: valore pianificato, valore realizzato e costo effettivo escono dalle stesse colonne, e la guida all’Earned Value e quella sull’Earned Schedule spiegano come leggerli. Senza previsione e senza data di stato, quegli indicatori non esistono o mentono.

E poi si comunica, anche quando le notizie sono cattive. Nascondere un ritardo che si accumula è l’errore più costoso che un project manager possa fare: il committente ha promesso a sua volta qualcosa a qualcuno, e scoprirlo a ridosso della consegna trasforma un problema tecnico in un problema di fiducia. Il piano aggiornato è esattamente lo strumento per dirlo presto, con i numeri in mano.

Il ritmo: ogni quanto aggiornare

Il periodo di aggiornamento coincide di solito con il periodo di reporting al committente e si concorda all’inizio. Non c’è una frequenza giusta in assoluto: si sceglie in base alla durata e al rischio del progetto, settimanale per progetti brevi o critici, quindicinale o mensile per quelli lunghi e stabili. Ogni aggiornamento costa tempo di raccolta e analisi: esagerare con la frequenza vuol dire passare più tempo a misurare il progetto che a gestirlo.

Una cosa diversa è la frequenza con cui tu raccogli le informazioni dalle risorse: quella può e spesso deve essere più alta del reporting, perché è dai segnali deboli di metà settimana che si vede un ritardo prima che diventi una barra rossa.

Gli errori che vedo più spesso

• Allungare la durata invece di registrare l’avanzamento. È ripianificare: il ritardo sparisce dai numeri e resta nella realtà.
• Nessuna previsione salvata. Tabella Variazione tutta a zero, Gantt verifica senza barre grigie: il piano non ha memoria.
• Previsione risalvata a ogni aggiornamento. Il progetto è sempre «in linea» per definizione. Si risalva solo a fronte di modifiche approvate, conservando le versioni.
• Data di stato uguale a oggi, sempre. Se i dati sono di venerdì e aggiorni lunedì, hai tre giorni di lavoro fantasma o mancante.
• Percentuali senza date effettive. Il 100% chiude l’attività alla data programmata, non a quella vera; il 50% su un’attività non partita inventa un inizio effettivo.
• Lavoro rimanente lasciato nel passato. Dopo i dati effettivi, riprogrammare il non completato dopo la data di stato non è opzionale.
• Date programmate scritte a mano. Ogni data digitata in Inizio o Fine è un vincolo: il piano smette di reagire proprio dove servirebbe.

Domande frequenti

Il progetto è già partito e non ho mai salvato la previsione: che faccio?

Salvala adesso, con Progetto → Imposta previsione. Non avrai il confronto con il piano originale, che è perso, ma da questo momento ogni aggiornamento avrà un termine di paragone. Se esiste ancora una copia del file di quando il piano fu approvato, puoi ricostruire la previsione da lì, ma nella pratica è raro che ne valga la pena: meglio partire subito con quella che hai.

Ho eliminato alcune attività dopo aver salvato la previsione: perché i costi previsti non tornano?

Perché la previsione del riepilogo ricorda il costo e il lavoro delle attività eliminate: era quello che avevi promesso. La variazione negativa che vedi è corretta e va spiegata così. Se l’eliminazione fa parte di una modifica di perimetro approvata, è il caso tipico in cui si risalva la previsione, dopo aver conservato quella precedente in una numerata.

Che differenza c’è tra % completamento e % lavoro completato?

La percentuale di completamento misura quanta durata è trascorsa: un’attività di dieci giorni al quinto giorno è al 50%. La percentuale di lavoro completato misura quante ore sono state fatte rispetto alle ore totali. Coincidono solo se il lavoro è distribuito in modo uniforme; con più risorse o con carichi variabili divergono. Per le date guarda la prima, per i costi e l’Earned Value la seconda.

La data di stato può essere uguale alla data di oggi?

Può, se i dati che stai inserendo sono aggiornati a oggi. Il punto è che deve essere la data a cui si riferiscono le informazioni raccolte, non la data in cui trovi il tempo di aggiornare il file. Se lasci vuota la data di stato, Project usa la data corrente, ed è così che nascono le incoerenze tra quello che le squadre hanno riferito e quello che il piano mostra.

Il committente ha fermato i lavori per tre mesi: come lo registro senza perdere la storia?

Prima salva una previsione numerata, così conservi il piano com’era al momento del fermo. Poi fissa la data di stato al giorno della sospensione, registra gli avanzamenti effettivi fino a quel giorno e riprogramma il lavoro non completato per iniziare alla data di ripresa. Le attività in corso risulteranno divise; quelle non iniziate slitteranno in blocco. La variazione rispetto alla previsione originale documenta l’impatto del fermo, che è esattamente quello che servirà in sede di contestazione o di proroga.