Venerdì pomeriggio, punto di avanzamento. Aggiorni le percentuali, guardi il piano e ti fai la domanda di sempre: «di quanto siamo in ritardo?».
È la domanda sbagliata. O meglio: è metà della domanda giusta.
Perché «meno dieci per cento» non ti dice niente di quello che devi fare lunedì. Un ritardo del dieci per cento che si sta allargando è un’emergenza. Lo stesso dieci per cento che si sta riassorbendo da solo è un problema che si risolve senza spendere un euro. E un dieci per cento fermo lì da tre settimane è una terza storia ancora. Stesso numero, tre decisioni diverse. La domanda intera è: «di quanto siamo in ritardo — e in che direzione stiamo andando?».
Guidare guardando lo specchietto retrovisore
Il modo classico di controllare un piano — il Gantt aggiornato a fine mese — ha un difetto strutturale: fotografa quello che è già successo. Quando la barra diventa rossa, il danno è fatto. Stai guidando guardando lo specchietto retrovisore.
Per questo ho voluto nella suite uno strumento che facesse il contrario: guardare la direzione del ritardo, non solo la sua dimensione. Si chiama GanttDerivata, e il nome è tutto il programma — in matematica la derivata è la velocità con cui una cosa cambia. Qui: la velocità con cui il tuo ritardo cresce o rientra.
I tre clic
Il titolo non è uno slogan, è la procedura.
Clic uno: «Apri piano…». GanttDerivata è un’applicazione autonoma: legge il file del piano — .mpp o .xml — direttamente, senza che Microsoft Project sia installato. E se Project ce l’hai, il file può restare aperto lì mentre lo analizzi.
Clic due: scegli il file. L’analisi parte da sola. Per ogni attività il programma confronta l’avanzamento reale con quello che dovresti avere alla data di stato, e ti mostra la varianza in punti percentuali: verde se sei avanti, rossa se sei indietro.
Clic tre: il filtro. In un piano vero le righe sono centinaia; un filtro ti lascia davanti solo quelle che meritano attenzione. Ed è qui che finisce la parte che sanno fare tutti — e comincia quella per cui lo strumento esiste.
La direzione: la stessa varianza, tre destini
Accanto a ogni riga, GanttDerivata scrive due cose che un Gantt non sa dire: il trend e l’azione suggerita. Le calcola confrontando la rilevazione di oggi con quelle delle settimane precedenti. Tre attività con la stessa varianza di oggi possono raccontare tre storie opposte — guardale rilevazione dopo rilevazione:
| La derivata del ritardo · tre rilevazioni a confronto | |||||||||
| Scenario 1 · Peggiora | |||||||||
→ Il divario raddoppia a ogni rilevazione → rinforzi adesso.
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| Scenario 2 · Sta recuperando | |||||||||
→ Il divario si chiude da solo → niente straordinari inutili.
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| Scenario 3 · Si trascina | |||||||||
→ Il divario non si muove → conta solo se è sul percorso critico.
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| La lunghezza della barra è il ritardo (varianza in punti %). Stessa varianza di oggi nei tre scenari del racconto: destini opposti. |
- Peggiora (la settimana scorsa −10, oggi −20): il divario si sta allargando. Con questo passo la squadra non recupererà mai: servono rinforzi adesso, non alla prossima riunione.
- Sta recuperando (−15 la settimana scorsa, −10 oggi): sei ancora in ritardo, ma la squadra viaggia più veloce del previsto. L’istinto direbbe «paghiamo gli straordinari»; il trend dice che il ritardo si azzera da solo. Non pagare due volte un recupero già in corso.
- Si trascina (−10 e −10): il ritardo è stabile, non peggiora né rientra. Prima di spendere, la domanda giusta è un’altra: quest’attività è sul percorso critico? Se non lo è, quello slittamento può non costarti niente.
Questa è la differenza tra sapere dove sei e sapere cosa fare. La fotografia contro la direzione.
Le prossime tre settimane, non i prossimi due anni
Un’altra scelta del metodo: invece di guardare tutto l’arco del progetto, GanttDerivata proietta ogni attività sulle tre settimane successive alla data di stato — W1, W2, W3. È la tua finestra di manovra reale: quello che succede lì dentro puoi ancora cambiarlo.
La finestra di manovra: le rilevazioni passate costruiscono il trend, le tre settimane dopo la data di stato sono dove puoi ancora agire.
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Selezioni un’attività e per ogni finestra leggi quanto dovresti avere fatto, il costo atteso, il ricavo maturato e il delta margine: il ritardo tradotto anche nella lingua del conto economico, quella con cui poi ne parli con la direzione. Per chi vuole il quadro d’insieme ci sono i tachimetri EVM (SPI e CPI) e un Gantt dello sprint pronto da portare in riunione.
E come lo recupero? Il what-if
Sapere che sei in ritardo è diagnosi. La domanda successiva è terapia: quanto devo accelerare per rientrare?
Il pulsante What-if tempi risponde con un cursore. Muovi il passo di avanzamento futuro — «e se da lunedì la squadra andasse il dieci per cento più veloce?» — e vedi subito l’effetto sulla fine stimata e sullo scarto rispetto al piano. Provi gli scenari sullo schermo prima di comprarli in cantiere: quante volte un’accelerazione pagata cara serviva solo a metà?
La routine del venerdì
Il metodo — si chiama SPRINT, dell’ing. Giovanni Canciullo — non ti chiede di cambiare il modo in cui lavori:
- aggiorni le percentuali di completamento in Project come hai sempre fatto, con la data di stato al giorno del rilevamento;
- tre clic in GanttDerivata: apri, guardi le righe rosse, leggi trend e azione suggerita;
- esporti: il file esce già con nome datato (progetto + data di stato), e salvando gli export nella stessa cartella ti ritrovi lo storico del progetto, rilevazione dopo rilevazione.
Quello che non fa
Tre cose, per onestà. Non decide al posto tuo: suggerisce, e l’esperienza del project manager resta insostituibile. Ha bisogno di una previsione salvata (la baseline): senza, il confronto con «dove dovevi essere» non esiste — se ti serviva una ragione per salvarla, eccola. E alla prima analisi il trend non c’è ancora: la direzione nasce dal confronto fra rilevazioni, quindi si manifesta dalla seconda settimana in poi. La costanza del venerdì è metà del metodo.
GanttDerivata fa parte della suite ProjectEdgeTools: la trovi qui, con la versione di prova gratuita.