C’è una domanda che in vent’anni d’aula ha sempre fatto calare il silenzio: «secondo Microsoft Project, la vostra azienda quando è chiusa?». Qualcuno azzarda «ad agosto», qualcuno «a Natale». La risposta giusta, nella maggior parte dei piani che ho revisionato, è un’altra: mai.
La scena tipica è questa. A giugno il piano promette la consegna per fine agosto, e il comitato approva. A settembre la consegna non c’è, e la colpa parte alla ricerca di un colpevole: il fornitore, il collaudo, la sfortuna. Il colpevole vero, spesso, era scritto nel piano fin da giugno — bastava sapere dove guardare.
Il calendario Standard non conosce le feste
Ogni nuovo piano di Project nasce con il calendario Standard: dal lunedì al venerdì, otto ore al giorno, tutto l’anno. Zero festività. Niente Natale, niente 25 aprile, niente Ferragosto — e men che meno la chiusura aziendale di agosto, che in tante aziende italiane vale due settimane piene.
Non è una dimenticanza di Microsoft: le festività cambiano da paese a paese, e le chiusure da azienda ad azienda. Project non può indovinarle, quindi non ne precarica nessuna. Aspetta che gliele dica tu. Se non glielo dici, per lui il 15 agosto è un giorno produttivo come gli altri.
La conseguenza è subdola perché non produce nessun errore visibile: ogni attività che attraversa giorni in cui l’azienda è chiusa si accorcia sulla carta. La data di fine che leggi è ottimistica, e su una catena di attività l’ottimismo si somma, attività dopo attività. Ecco l’effetto su un caso concreto — un’attività di otto giorni lavorativi pianificata a cavallo della chiusura di agosto:
| Schema 1 · L’agosto secondo Project (tutto lavorativo) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Fine prevista: mercoledì 19 agosto. Sulla carta.
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| Schema 2 · L’agosto vero (chiusura aziendale 10–21 nelle Eccezioni) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Stessa attività, calendario sincero: fine mercoledì 2 settembre — due settimane dopo. Meglio saperlo a giugno che scoprirlo a settembre.
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Giorni lavorativi di agosto 2026 (1 e 2 = settembre).
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Due settimane di differenza sulla stessa attività. Meglio saperlo a giugno che scoprirlo a settembre.
La correzione: cinque minuti nelle Eccezioni
Apri il tuo piano e vai sulla scheda Progetto, pulsante Cambia orario di lavoro. In alto è selezionato «Standard (Calendario del progetto)»; nella parte bassa della finestra trovi la scheda Eccezioni.
Ogni riga è un’eccezione al calendario: scrivi il nome («Chiusura aziendale», «Immacolata», «Natale»), la data di inizio e quella di fine. Chiudi con OK e guarda il diagramma di Gantt: i giorni chiusi ora appaiono in grigio come i fine settimana, e le barre che li attraversavano si sono allungate da sole per scavalcarli. Le date di fine adesso dicono la verità.
[SET-SCREENSHOT: la finestra «Cambia orario di lavoro» con la scheda Eccezioni compilata]
Le festività da caricare, per l’Italia
L’elenco che dettavo in aula, buono per la maggior parte delle aziende italiane:
- Capodanno (1 gennaio) ed Epifania (6 gennaio)
- Lunedì dell’Angelo — attenzione: è una festa mobile, va aggiornata ogni anno
- 25 aprile, 1 maggio, 2 giugno
- Ferragosto (15 agosto) e l’eventuale chiusura aziendale che gli sta intorno
- 1 novembre, 8 dicembre
- Natale, Santo Stefano, e l’eventuale chiusura di fine anno
- il santo patrono della sede: cambia da città a città, ed è quello che tutti dimenticano
Se lavori con fornitori o team in altri paesi, il discorso si complica — i loro calendari non coincidono con il tuo — ma il principio resta lo stesso: le eccezioni si dichiarano, non si sperano.
Il trucco per non rifarlo ogni volta
Le eccezioni valgono per il piano in cui le inserisci: il prossimo progetto ripartirà da zero, con il suo calendario Standard vergine e ottimista.
Il rimedio costa cinque minuti una volta sola: prepara un piano vuoto con il calendario già compilato — tutte le festività dell’anno in corso e del prossimo, le chiusure aziendali — e usalo come base di partenza di ogni nuovo progetto. Chi in azienda pianifica insieme a te dovrebbe partire dalla stessa base: piani diversi con calendari diversi producono date che non si possono confrontare.
Dove finisce il calendario di progetto
Un limite da conoscere: le eccezioni del calendario di progetto valgono per tutti. Dicono quando è chiusa l’azienda, non quando è in ferie una persona.
Le ferie individuali — quelle di Bianchi a luglio, il part-time del venerdì, i turni — si gestiscono su un altro livello: il calendario della risorsa. È un meccanismo a sé, con le sue regole di precedenza, e merita un discorso dedicato: lo faremo in un prossimo articolo. Per ora basta la regola pratica: l’azienda nel calendario di progetto, le persone nei calendari delle risorse.
E se ti stai chiedendo perché certe attività finiscono di sabato nonostante tutto — anche quella è una storia di calendari, ed è la prossima che racconterò.
Questo articolo nasce dalla mia newsletter su Microsoft Project: ogni settimana un problema vero visto in aula o in consulenza, e come si risolve. Ci si iscrive da qui.