Mandare il piano a chi non ha Microsoft Project: cinque strade e cosa perde ciascuna

«Me lo mandi in un formato che posso aprire?» È la frase che chiude ogni riunione in cui hai mostrato il piano. Chi te lo chiede — il committente, il capo, il fornitore, il collega della produzione — non ha Microsoft Project e non l’avrà mai, e ha ragione lui: la licenza serve a chi il piano lo costruisce, non a chi lo legge.

Il problema è che ogni strada per condividere un piano di Microsoft Project perde qualcosa, e quasi nessuno sa cosa. Ci sono cinque strade, si scelgono in base a una domanda sola — che cosa deve farci, chi lo riceve? — e sbagliare strada è il motivo per cui certi PDF da quaranta pagine non li apre nessuno.

Condividere un piano di Microsoft Project: leggere, lavorarci o decidere?

Prima di scegliere il formato, decidi che cosa deve succedere dall’altra parte. Sono tre casi, e non si sovrappongono.

• Deve guardare e basta: l’avanzamento, le date principali, dove siamo. Vuole un’immagine, non un documento.
• Deve lavorarci sopra: filtrare le sue attività, fare conti, incrociare con i suoi dati. Vuole dei dati, non un’immagine.
• Deve decidere: approvare, autorizzare, scegliere fra alternative. Vuole poche cose grandi, e la data.

Il regalo peggiore che puoi fare a chi deve decidere è un PDF con trecento righe. Quello a chi deve lavorarci è un’immagine da cui deve ricopiare a mano. Sono due errori simmetrici, e li ho visti fare entrambi nella stessa settimana.

Strada 1 · Il PDF: fedele, e muto

Project stampa in PDF quello che vedi, vista per vista. Arriva esattamente com’è sullo schermo: colonne, barre, colori, scala temporale. Si apre ovunque, non richiede niente a nessuno, e non si può modificare.

Cosa si perde: tutto quello che non è visibile. Il PDF non contiene i legami, le durate che non hai messo in colonna, il calcolo dietro le date. Chi lo riceve non può filtrare, ordinare, cercare in modo utile. E soprattutto: quello che stampi è la vista corrente. Se mandi la vista che usi tu — trecento righe, scala a giorni — ottieni un documento illeggibile in cui la colpa sembra del lettore.

Come si fa bene: si costruisce una vista apposta per chi riceve, prima di stampare. Poche colonne, scala temporale larga, un filtro che tenga solo quello che interessa a lui. È un lavoro di dieci minuti la prima volta e di zero minuti tutte le successive, perché la vista si salva. Ne ho scritto per esteso a proposito della visualizzazione da comitato, e i dettagli della stampa — le interruzioni di pagina, la legenda da togliere — fanno più differenza di quanto sembri.

Strada 2 · L’immagine: una diapositiva, non un piano

Project copia negli appunti una porzione di vista come immagine, pronta per essere incollata in una presentazione o in una mail. La Sequenza temporale — la fascia in alto con le sole attività che scegli tu — è nata esattamente per questo: prendi le dieci righe che contano, le metti sulla linea del tempo, copi, incolli.

Cosa si perde: tutto tranne il messaggio. Ed è il punto, non un difetto. Un’immagine non è una consegna del piano: è una frase detta con una figura.

Quando si usa: per chi deve decidere, sempre. Una riga del tempo con sei traguardi e la posizione di oggi fa il lavoro che quaranta pagine di PDF non fanno.

Strada 3 · Excel: i dati, senza la logica

L’esportazione guidata verso Excel ti fa scegliere quali campi portare fuori e li scrive in un foglio. Chi riceve ottiene righe e colonne: può filtrare, sommare, fare tabelle pivot, incrociare con i suoi dati.

Cosa si perde: il motore. In Excel restano i risultati del calcolo — le date come sono in questo momento — ma non i legami, non i vincoli, non il percorso critico. Quel foglio non ricalcola niente: se qualcuno cambia una durata, le altre date restano ferme, e diventa un piano falso nel momento stesso in cui viene modificato. Va detto a chi lo riceve, perché non è ovvio.

Due accortezze pratiche. La prima: quasi sempre conviene escludere le righe di riepilogo dall’esportazione, altrimenti ogni somma che farà il destinatario conterà tutto due volte — ed è il tipico errore che nessuno scopre. La seconda: l’esportazione porta fuori le colonne che scegli, comprese quelle che non avresti voluto mandare. Ci torno fra poco.

Strada 4 · I visualizzatori: il file vero, in sola lettura

Esistono programmi e servizi che aprono un .mpp senza Project: alcuni gratuiti, altri a pagamento, con qualità molto diversa. Chi riceve vede il piano come piano — la struttura, le barre, spesso i legami — e non può modificarlo.

Cosa si perde: dipende dal visualizzatore, ed è il motivo per cui non è la strada che consiglio per default. I gratuiti tipicamente non permettono di aggiungere colonne né di cambiare vista, che è proprio quello che serve per analizzare seriamente un piano ricevuto. Le versioni recenti dei file non sempre sono supportate. E stai mandando il file originale, con tutto quello che contiene.

Quando si usa: quando dall’altra parte c’è qualcuno di tecnico che il piano lo deve davvero esaminare, e ti fidi di dargli il file intero. Nel mio panorama degli strumenti per Microsoft Project ho messo in fila quelli che valgono la pena.

Strada 5 · Il cruscotto: il piano che si guarda dal browser

I dati del piano si possono portare in uno strumento di visualizzazione — Power BI è il più diffuso — e diventare una pagina con pochi numeri grandi, che chi deve decidere apre dal telefono. Non è una conversione di formato: è un cambio di mezzo. Il piano resta dove sta, e fuori esce solo la lettura.

Cosa si perde: il dettaglio, che è esattamente quello che deve perdere. Cosa costa: una preparazione iniziale, e la disciplina di aggiornare la sorgente. Ha senso quando i destinatari sono molti e la cadenza è fissa — il comitato mensile, la direzione — e non ha nessun senso per mandare un piano a una persona sola una volta. Sul perché un cruscotto non sia un Gantt più colorato, e su quali tipi esistano, ho scritto la guida ai cruscotti di progetto; il passaggio dal piano alla dashboard è quello che ho automatizzato con OneClickReport, uno dei miei strumenti.

Il caso a parte: mandare a ognuno solo le sue attività

C’è una richiesta che non rientra in nessuna delle cinque strade, e che è la più frequente di tutte: far sapere a ciascuno che cosa deve fare. Qui mandare il piano intero è sbagliato per definizione — a ogni persona interessa la propria riga, non le altre trecento — e per anni la risposta è stata «serve Project Server». Non è più vero: si può fare dal desktop, con un’email per ciascuno, a mano con i filtri, con una macro o con uno strumento dedicato.

Il vantaggio non è solo la comodità: chi riceve solo le sue attività le legge. Chi riceve il piano intero cerca il proprio nome per trenta secondi e poi chiude l’allegato.

Le cinque strade a confronto

Strada	Che cosa arriva	Che cosa si perde	Per chi
PDF	la vista, identica	legami, calcolo, possibilità di filtrare	chi deve leggere e archiviare
Immagine / Sequenza temporale	un messaggio visivo	tutto il resto	chi deve decidere
Excel	i dati, riutilizzabili	il motore di calcolo	chi deve lavorarci sopra
Visualizzatore	il piano come piano	dipende: spesso viste e colonne	chi deve esaminarlo
Cruscotto	pochi indicatori, sempre aggiornati	il dettaglio	chi guarda spesso e da lontano

Quello che esce insieme al piano

Tre di queste strade — il file al visualizzatore, l’esportazione in Excel, in parte il PDF — fanno uscire dall’azienda molto più di quello che hai sullo schermo. Un piano di Microsoft Project contiene le tariffe orarie delle persone, i nomi per esteso, le note scritte durante le riunioni, i collegamenti ai documenti interni, i campi personalizzati con le annotazioni di chi lo ha costruito, e la storia delle previsioni salvate, cioè il racconto di tutte le volte che avete ripianificato.

Niente di tutto questo è visibile nella vista che stai guardando, e tutto viaggia con il file. Quando il destinatario è fuori dall’azienda la cosa ha anche un risvolto normativo, perché fra quei dati ce ne sono di personali. La regola pratica è semplice e vale sempre: fuori non esce l’originale, esce una copia ripulita. A mano si può fare, ed è una procedura in quattro passaggi; è proprio la noia di rifarla ogni volta che mi ha portato a scrivere GanttShield, che fa la stessa pulizia in un clic su una copia, senza toccare il file di partenza.

Se il piano è tuo

Prepara una volta sola le due uscite che userai per tutta la durata del progetto: una vista da stampa per il PDF periodico e una riga del tempo per i comitati. Salvale con un nome. Da quel momento produrre la comunicazione costa due clic, e questo è l’unico modo perché venga fatta davvero ogni volta.

E scrivi sempre a che data si riferisce quello che mandi. Un PDF senza data di stato è un documento che qualcuno userà fra tre settimane credendolo attuale.

Se il piano te lo mandano

Se ti arriva un PDF e devi solo prenderne atto, va benissimo. Se devi verificarlo, no: da un PDF non puoi controllare niente di quello che conta — i vincoli, i legami, le attività senza successori, la previsione. Chiedi il file. La richiesta è legittima e si può formulare senza attriti: «mi serve il file per fare due controlli sulla rete, poi ti dico».

Se dall’altra parte c’è una riluttanza vera — capita, e spesso il motivo sono proprio le tariffe dentro il file — la strada d’uscita è chiedere una copia ripulita: senza costi e senza nomi, ma con la struttura, i legami e le date intatti. È tutto quello che serve per giudicare un piano, e non contiene niente di riservato.

Domande frequenti

Esiste un visualizzatore gratuito ufficiale di Microsoft per i file .mpp?

No. Microsoft non distribuisce un lettore gratuito di file di Project come fa per altri formati. Esistono strumenti di terze parti, gratuiti e a pagamento, con qualità e aggiornamento molto variabili: prima di appoggiarci un processo aziendale conviene provarli sui propri file, perché il supporto alle versioni recenti non è mai scontato.

Posso far modificare il piano a chi non ha Project e poi reimportarlo?

Tecnicamente si può far compilare un foglio Excel e reimportarlo, ed è una strada praticabile per raccogliere l’avanzamento. È fragile: basta che qualcuno aggiunga una riga, cambi l’ordine delle colonne o scriva una data in un formato diverso perché l’importazione faccia danni. Se la raccolta dell’avanzamento è ricorrente, conviene un processo pensato per quello invece di un foglio che gira per email.

Il PDF o l’immagine contengono i dati nascosti del piano?

Molto meno del file, ed è il loro vantaggio principale: portano fuori quello che era visibile nella vista. Attenzione però alle colonne che avevi in tabella senza pensarci — i costi, i nomi, le note — e alle proprietà del documento, che possono conservare autore e azienda. Se la comunicazione è delicata, il PDF va guardato prima di mandarlo, esattamente come si farebbe con qualsiasi altro documento.

Perché l’esportazione in Excel produce righe doppie?

Perché include anche le attività di riepilogo, che in Project sono contenitori e non lavoro. In Excel diventano righe come le altre: chi somma la colonna delle ore o dei costi conta tutto due volte. Si risolve escludendole in esportazione, con un filtro che tenga le sole attività di dettaglio.

Qual è il formato migliore per il committente?

Per il committente quasi mai serve il piano: serve la risposta a tre domande, cioè quando finiamo, quanto costa, che cosa è a rischio. Una riga del tempo con i traguardi e la posizione di oggi risponde meglio di qualsiasi allegato. Il piano dettagliato si allega comunque, per completezza, e serve a un’altra cosa: a dimostrare che dietro quelle tre risposte c’è un lavoro.

Gli stessi controlli in forma di scheda, da tenere accanto alla tastiera: la checklist per analizzare un piano, con il PDF di una pagina da stampare.