Hai ripianificato: con che cosa ti confronti adesso?

Il momento è questo. A maggio il progetto ha preso una brutta piega, il committente ha approvato una nuova data, tu hai ripianificato e hai risalvato la previsione. Oggi è il SAL di settembre, apri il piano, guardi la colonna Variazione fine e leggi sette giorni.

Sette giorni rispetto a cosa? Rispetto alla ripianificazione di maggio. Ma lo sponsor che ha firmato a gennaio non sta pensando a maggio: sta pensando a settembre, la data che gli avevi promesso. E quel numero, nel piano, non c’è più.

Questa è la trappola di ogni progetto che viene ripianificato: il momento in cui risalvi la previsione, il piano perde la memoria di quello che aveva promesso. Non si rompe niente, non compare nessun avviso. Semplicemente le colonne cominciano a misurare un’altra cosa, e nessuno se ne accorge finché qualcuno in riunione non fa la domanda sbagliata alla colonna giusta.

Non è una domanda sola: sono tre

«Confrontiamo con la previsione» sembra una frase precisa e non lo è. Dietro ci stanno tre domande diverse, che hanno tre risposte diverse e che si rivolgono a tre persone diverse.

La prima la fa il project manager a sé stesso, ed è l’unica che Project sa già rispondere. La seconda la fa lo sponsor, e richiede un po’ di lavoro. La terza non la fa quasi nessuno, ed è quella che dice di più.

Undici previsioni, e una sola che Project legge da solo

Microsoft Project non conserva una previsione: ne conserva undici. C’è quella senza numero, che si chiama semplicemente Previsione, e poi dieci previsioni numerate: Previsione1, Previsione2, fino a Previsione10. Non sono un’impostazione nascosta: le scegli da un menu a tendina quando salvi, in Progetto → Imposta previsione.

Sono undici contenitori identici fra loro: ognuno conserva inizio, fine, durata, lavoro e costo di ogni attività, fotografati nel momento in cui lo hai salvato.

Identiche, con un’eccezione che cambia tutto.

Le colonne di variazione — Variazione inizio, Variazione fine, Variazione durata, Variazione costo, Variazione lavoro — esistono in un esemplare solo, e leggono solo la previsione senza numero. Le altre dieci hanno i loro campi (Fine previsione1 e così via), che puoi mettere in vista quando vuoi, ma nessuna colonna che ne calcoli lo scostamento al posto tuo.

È una conseguenza semplice e pesante: quale piano finisce nella previsione senza numero decide che cosa ti dice Project quando apri il file. Tutto il resto sono numeri che devi andare a prendere.

La regola: il giorno uno si salva due volte

Da qui nasce una disciplina che costa trenta secondi all’inizio del progetto e che non si può recuperare dopo. Dà per scontato che la previsione tu la salvi già: se non è così, parti da come si aggiorna un piano e torna qui dopo.

1. Il primo giorno, salva la previsione due volte: una in Previsione e una in Previsione1. Stessi dati, due previsioni. Si fa da Progetto → Imposta previsione, scegliendo ogni volta quale previsione nel menu a tendina.
2. Previsione1 è il piano firmato, e non si tocca mai più. È l’unica copia della promessa che hai fatto, e in sei mesi nessuno se la ricorderà a memoria.
3. A ogni ripianificazione approvata, prima di mettere mano al piano, archivia quello che stai per abbandonare nella prima previsione numerata libera: Previsione2, poi Previsione3. Solo dopo modifichi le date e risalvi Previsione con il piano nuovo.

L’ordine del punto 3 non è pignoleria: è il passaggio che quasi tutti sbagliano. «Imposta previsione» salva sempre il piano che hai davanti in quel momento, non quello di ieri. Se modifichi prima e archivi dopo, in Previsione2 ti ritrovi il piano nuovo, cioè una copia di quello che stai per salvare anche in Previsione, e il piano vecchio è perso per sempre.

Una nota di onestà: al momento della ripianificazione il piano che archivi non è identico a quello di sei mesi prima, perché nel frattempo ha assorbito gli avanzamenti reali. Non è un problema — anzi, è esattamente quello che serve: la fotografia del piano com’era quando hai deciso di cambiarlo.

Le colonne da mettere in vista

Con le previsioni in ordine, il resto è una questione di quali colonne aggiungi alla tabella. Ne bastano quattro.

Guarda l’ultima riga, quella dell’avvio in esercizio, e guarda i due numeri che ne escono. Sette giorni è il ritardo rispetto alla ripianificazione di luglio: te lo calcola Project, ed è la risposta alla prima domanda. Settantanove giorni è il ritardo rispetto al piano firmato, ed è la risposta alla seconda domanda. Qui Project non ha una colonna pronta: le colonne di variazione esistono in un esemplare solo e guardano la previsione senza numero. Ma non devi sottrarre a mano — la colonna te la costruisci: un campo personalizzato di tipo Numero, e come formula

ProjDateDiff([Fine previsione1];[Fine])

Da quel momento è una colonna come le altre: la porti nella tabella, la ordini, la stampi. Se il separatore degli argomenti sulla tua installazione è la virgola invece del punto e virgola, cambialo.

Sono due verità sullo stesso progetto, nello stesso giorno, e differiscono di un fattore undici. Portare in riunione la prima quando lo sponsor sta chiedendo la seconda non è disonestà: è aver letto la colonna sbagliata.

Una scorciatoia di cui non mi fiderei senza provarla

Sui forum gira l’indicazione che cambiando la previsione usata per il calcolo dell’Earned Value (Opzioni → Calcolo → Earned Value) si sposti anche il riferimento delle colonne di variazione, che comincerebbero a misurare contro Previsione1. La documentazione Microsoft del campo Variazione fine dice soltanto «Fine meno Fine previsione», e non lo conferma né lo smentisce; nel thread dove la si propone, chi l’ha chiesto conclude con «provo» e non torna a dire com’è andata.

Se funzionasse sarebbe un clic al posto di una formula. Ma cambierebbe in silenzio il significato di ogni colonna di variazione del file, per chiunque lo apra: provala su una copia prima di adottarla, e se la adotti scrivilo nel piano, perché da quel momento «Variazione fine» non vuol più dire quello che dice a tutti gli altri.

La terza domanda: la deriva

Restano Previsione2 e Previsione3, quelle che tengono le ripianificazioni intermedie. Servono a una domanda che nel piano non entra, e che di solito arriva dal committente in un momento poco piacevole: quante volte mi avete spostato la data?

Presa una alla volta, ogni ripianificazione era difendibile: tre settimane per un fornitore in ritardo, un mese per un requisito normativo cambiato, quattro settimane per un collaudo andato male. Nessuna delle tre, da sola, ha fatto scattare un allarme. Messe in fila fanno settantanove giorni, e la fila la vedi solo se le previsioni le hai conservate.

Questo grafico Project non lo disegna. Si costruisce a mano, e per costruirlo bastano quattro numeri: la fine di progetto letta in Fine previsione1, Fine previsione2, Fine previsione3 e Fine previsione. Quattro celle, una riga di tabella, e hai la storia delle promesse che nessun altro strumento nel piano tiene.

Quello che questo metodo non ti dà

• Non ti dice perché il piano è cambiato. Le previsioni conservano le date, non le ragioni. Il motivo di ogni ripianificazione va scritto altrove — nelle note di progetto, in un verbale — e senza quello, fra un anno, la scalinata dice che avete sbagliato senza dire che cosa vi è successo.
• Le previsioni numerate finiscono. Sembrano tante finché non gestisci un programma pluriennale che ripianifica ogni trimestre. Quando sono esaurite si sceglie che cosa sacrificare, ed è meglio deciderlo prima.
• Le attività nuove non entrano da sole in una previsione salvata. Se dopo il salvataggio aggiungi attività, quelle restano senza valori di previsione: vanno aggiunte con Imposta previsione limitata alle attività selezionate, altrimenti il confronto le ignora.
• Le attività cancellate portano via i loro valori, e la somma del piano previsto cambia sotto i piedi senza che nessuno lo segnali.
• Non è una misura di avanzamento. Dice quanto si sono spostate le date, non quanto lavoro è stato fatto: per quello servono altri strumenti, dall’Earned Schedule in poi.

Se qualcosa non torna

• Le colonne di variazione sono tutte a zero, e sai che il progetto è in ritardo. Quasi sempre hai risalvato la previsione poco fa: il piano coincide con la previsione perché sono la stessa cosa da cinque minuti. Il ritardo è ancora lì, ma adesso lo leggi solo nelle previsioni numerate.
• In Previsione2 c’è il piano sbagliato. Hai archiviato dopo aver modificato: «Imposta previsione» fotografa il presente. Se il file precedente esiste ancora da qualche parte, l’unico recupero è da lì.
• Fine previsione1 è vuota su alcune attività. Sono le attività nate dopo il salvataggio. Selezionale e usa Imposta previsione sulle sole attività selezionate, altrimenti restano invisibili a ogni confronto.
• I numeri non tornano con quelli del mese scorso e nessuno ha ripianificato. Controlla se qualcuno ha cancellato attività: il totale della previsione cala in silenzio.
• Hai un solo salvataggio e ti serve l’originale. Non si ricostruisce dal piano. Si ricostruisce dal file di allora, se lo hai: è il motivo per cui una copia del piano approvato, archiviata il giorno della firma, vale quanto la previsione stessa.

Domande frequenti

Quante previsioni tiene davvero Microsoft Project?

Undici: Previsione più Previsione1…Previsione10. Ognuna conserva inizio, fine, durata, lavoro e costo di ogni attività. Le colonne di variazione già pronte, però, leggono solo quella senza numero.

Devo risalvare la previsione dopo una ripianificazione?

Se la nuova data è stata approvata, sì: continuare a misurare contro un piano che nessuno segue più non serve a niente. Ma prima archivia quello vecchio in una previsione numerata, e tienine una dedicata al piano firmato che non tocchi mai.

Posso confrontare direttamente due file di progetto diversi?

Sì: Project ha una funzione di confronto fra due versioni di un progetto, che produce un rapporto delle differenze. È utile quando il piano vecchio è un altro file. Quando invece le versioni stanno tutte dentro lo stesso piano, le previsioni numerate sono più comode, perché le leggi come colonne insieme al resto.

Il progetto è già partito e ho una previsione sola: che faccio?

Quello che si può. Salva subito il piano corrente in una previsione numerata, così da domani la storia comincia a esistere, e annota da qualche parte la data di fine originale se la ricordi o se ce l’hai in un documento. Il passato non si ricostruisce, il futuro sì.

Vale su tutte le versioni di Microsoft Project?

Sulle versioni desktop sì, da Project 2010 a 2024 e Microsoft 365: le undici previsioni e le colonne di variazione ci sono da sempre, cambiano le icone e non i comandi. Su Project per il Web la gestione delle previsioni è un’altra cosa, e quanto scritto qui non si applica.

Quante volte si può ripianificare prima che diventi un problema?

Non c’è un numero, e diffiderei di chi te lo dà. C’è però un segnale: quando gli spostamenti diventano regolari — uno per trimestre, sempre della stessa entità — il piano ha smesso di essere una previsione ed è diventato un registro di ciò che accade. La scalinata serve proprio a vedere quel momento mentre succede, invece che a posteriori.

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Trasparenza: questo è il blog di chi scrive software per il controllo di progetto, quindi prendi il paragrafo che segue per quello che è. Niente di quello che hai letto sopra richiede un nostro strumento: le previsioni sono di Microsoft Project, e la scalinata delle date si disegna con quattro numeri in un foglio di calcolo.

Se quei quattro numeri, però, devi tirarli fuori ogni mese da un piano che non hai sottomano, MppToExcel legge il file .mpp e ne riversa il contenuto in Excel, colonne di previsione comprese.