Il 30 novembre 2023, sul sito di supporto di Microsoft, qualcuno ha fatto una domanda normalissima: vorrei un grafico che metta insieme la percentuale di lavoro pianificato e quella di lavoro effettivo. Quella effettiva la so fare. Del pianificato non trovo l’opzione da nessuna parte.
Gli hanno risposto in tre. Il primo gli ha detto di selezionare tutte le attività e premere Mark on Track. Il secondo gli ha girato il link di un video. Il terzo, moderatore Microsoft, ha scritto che si sarebbe informato. Lui ha provato il primo consiglio, ha riferito che gli usciva tutto a zero, e da allora quella discussione è lì, aperta, senza risposta.
Il fatto è che quello che cercava esiste, sta dentro il suo piano, e non si chiama come pensava lui.
Il pianificato di Project è denaro
Chi chiede «il lavoro pianificato» in Microsoft Project finisce sempre nello stesso vicolo, perché la parola che tutti gli rimandano indietro è Earned Value. E l’Earned Value di Project, quello vero, è in valuta.
Il campo BCWS — il valore pianificato — ha tipo di dati Valuta, e Microsoft lo definisce così: somma «i costi previsti a fasi temporali dell’attività fino alla data di stato». Costi. Non ore. Chi chiede quanto lavoro doveva essere fatto e riceve un numero in euro ha ricevuto la risposta a un’altra domanda.
Sono lo stesso ritardo, misurato due volte. Ma il numero in euro dipende dalle tariffe: cambiale, e il ritardo in denaro cambia senza che sia cambiato di un’ora il ritardo vero. Per la riunione con il committente il denaro va benissimo. Per capire quanto lavoro manca, no.
E c’è una seconda ragione per cui non trovava l’opzione: una «percentuale pianificata di completamento» in Project non esiste come campo. Esistono % completamento, % lavoro completato e % completamento fisico, e riguardano tutte e tre quello che è già stato fatto. La percentuale pianificata è un rapporto che ti calcoli, non una colonna che accendi.
I tre campi che servono davvero
Stanno già nel piano, sono calcolati da Project, e non li devi costruire con nessuna formula.
Il primo, Lavoro cumulativo previsto, è la definizione stessa della curva del pianificato: «la quantità di tempo programmato per tutte le risorse assegnate alle attività, accumulate nel tempo, al momento dell’impostazione della previsione». Esiste anche nelle varianti numerate, da Previsione1 a Previsione10, e quindi puoi disegnare la curva del piano firmato accanto a quella dell’ultima ripianificazione.
Il terzo, Lavoro effettivo cumulativo, è il consuntivo accumulato. Fra i due sta il Lavoro cumulativo, che è il piano di oggi: lavoro già fatto più lavoro rimanente programmato. Ci torno fra due paragrafi, perché è quello che trae in inganno.
Non sono colonne: sono righe
Qui sta il motivo per cui chi li cerca non li trova. Non compaiono nell’elenco delle colonne, perché non sono dati di attività: sono dati a fasi temporali, cioè un valore per ogni settimana. Vivono nella griglia in basso della vista Gestione attività, quella che nel menu delle visualizzazioni sta accanto a Uso risorse e che quasi nessuno apre.
Quattro passaggi e li hai davanti. Il terzo è quello che conta: nella finestra Stili dettaglio, scheda Dettagli utilizzo, i campi si spostano da Campi disponibili a Mostra questi campi con il pulsante Mostra. Da lì in poi sono righe della griglia come Lavoro e Lavoro effettivo, e si copiano in Excel selezionandole.
Che cosa viene fuori
Ho costruito un piano vero per vederlo: dieci settimane, sette attività, cinque risorse, 680 ore complessive, con il carico concentrato nelle settimane centrali — la forma che dà alla cumulata la sua S. Previsione salvata il primo giorno, data di stato alla fine dell’ottava settimana, e un avanzamento realistico: due attività chiuse, tre indietro, una appena cominciata.
Alla data di stato il piano prevedeva 600 ore; ne sono state fatte 484. Centosedici ore di scarto, che sul totale del progetto sono 88,2% pianificato contro 71,2% effettivo: diciassette punti. È esattamente il grafico che quella persona chiedeva, ed è uscito senza scrivere una formula.
Un dettaglio che serve a far quadrare i conti: nello stesso piano BCWS vale 29.600 euro, cioè 592 ore e non 600. La data di stato fissata a mezzanotte lascia fuori la giornata di lavoro di quel giorno. Se confronti la curva in ore con quella in denaro e ti manca una giornata, è lì che è finita.
La trappola: due delle tre curve coincidono
Nel mio piano Lavoro cumulativo previsto e Lavoro cumulativo danno gli stessi numeri, settimana per settimana, fino all’ultima. Non è un errore: è il caso normale, ed è pericoloso proprio per questo.
Il Lavoro cumulativo segue il piano com’è adesso. Se le attività sono in ritardo ma nessuno ha spostato le date, il piano continua a dire che il lavoro rimanente sta dove stava, e la sua curva continua a finire puntuale. Chi confronta quelle due curve vede zero e si tranquillizza, mentre il consuntivo è centosedici ore sotto.
Le due si separano solo dopo che hai riprogrammato il lavoro non completato oltre la data di stato. È quel comando a rendere onesta la curva del «come finirà». E se nel frattempo hai anche ripianificato per davvero, la previsione a cui ti stai confrontando non è più quella firmata: è un’altra domanda, e vuole le previsioni numerate.
E il consiglio che gli avevano dato?
Era: seleziona tutte le attività e premi Mark on Track, in italiano Contrassegna come puntuale. Sta nella scheda Attività, gruppo Pianificazione, e aggiorna le attività «alla percentuale di completamento pianificata per la data corrente o la data stato». Microsoft lo presenta per le attività che sono davvero in linea: serve a non dover digitare a mano l’avanzamento di venti attività che stanno andando come previsto.
Usarlo su tutto il piano per ottenere la curva del pianificato significa scrivere avanzamenti finti sopra quelli veri. Si distrugge il consuntivo per disegnare un grafico, e il consuntivo non si ricostruisce. È il motivo per cui, se proprio vuoi provare una strada del genere, la si prova su una copia del file.
Perché gli usciva tutto a zero
Due cause, e sono le stesse che fanno impazzire chiunque metta mano a questi campi per la prima volta.
Nessuna previsione salvata. Tutti i campi «previsto» nascono vuoti e restano vuoti finché non imposti una previsione. Non c’è avviso: c’è una colonna di zeri.
Nessuna risorsa assegnata. Il Lavoro è calcolato a partire dalle assegnazioni. Se pianifichi per durate e non assegni nessuno, il lavoro del progetto è zero, e di conseguenza sono zero anche tutte e tre le cumulate. In quel caso la curva del lavoro non la puoi fare, e l’unica cosa cumulabile che hai sono i costi — oppure assegni le risorse, che è la risposta giusta.
In sintesi
- Il valore pianificato di Project (BCWS) è in valuta: somma i costi previsti fino alla data di stato. Non è il lavoro.
- Una «percentuale pianificata di completamento» non esiste come campo: è un rapporto che si calcola.
- La curva del lavoro si fa con tre campi a fasi temporali già presenti: Lavoro cumulativo previsto, Lavoro cumulativo, Lavoro effettivo cumulativo.
- Non sono colonne: sono righe della griglia della vista Gestione attività, e si accendono dalla scheda Formato, gruppo Dettagli, comando Aggiungi dettagli.
- Previsto e programmato coincidono finché non riprogrammi il lavoro non completato: chi confronta quei due vede zero anche quando è indietro.
- Mark on Track su tutto il piano non si usa per fabbricare il pianificato: scrive avanzamenti finti sopra quelli veri.
Se qualcosa non torna
- Le righe previste sono tutte a zero. Manca la previsione. Salvala, e da quel momento i valori esistono — ma esistono dalla data del salvataggio in poi, non retroattivamente.
- Tutte e tre le righe sono a zero. Non ci sono risorse assegnate, quindi non c’è lavoro. Nessun campo cumulato può inventarlo.
- Il consuntivo continua oltre la data di stato. Qualcuno ha inserito avanzamenti con date successive. La data di stato non impedisce di scriverli: li segnala soltanto a chi guarda.
- La curva effettiva supera quella prevista. Non sempre è una buona notizia: può voler dire che si sta bruciando più lavoro del previsto per ottenere lo stesso risultato. Va letta insieme allo stato di avanzamento, non da sola.
- Il grafico in ore e quello in euro non raccontano la stessa cosa. Non è un errore: le due curve misurano grandezze diverse. Prima di confrontarle, guarda quale unità stai leggendo.
Domande frequenti
Microsoft Project ha un campo per la percentuale di lavoro pianificato?
No. Esistono % completamento, % lavoro completato e % completamento fisico, che riguardano tutte quello che è stato fatto. La percentuale pianificata si ottiene dividendo il lavoro cumulativo previsto alla data di stato per il lavoro previsto totale.
Che differenza c’è fra Lavoro cumulativo e Lavoro cumulativo previsto?
Il primo è il piano di oggi, e si muove ogni volta che tocchi una data. Il secondo è la fotografia scattata quando hai salvato la previsione, e non si muove più. Finché non riprogrammi o non ripianifichi, i due danno gli stessi numeri.
Posso confrontare più previsioni sulla stessa curva?
Sì: i campi cumulati esistono anche per le previsioni numerate, da Previsione1 a Previsione10. Se hai archiviato il piano firmato in una di quelle, puoi disegnare tre curve insieme: il piano firmato, l’ultima ripianificazione e il consuntivo.
Serve l’Earned Value per fare la curva a S del lavoro?
No, e anzi complica. L’Earned Value di Project è in valuta e richiede tariffe sensate sulle risorse. La curva del lavoro vuole soltanto una previsione salvata, le risorse assegnate e l’avanzamento registrato.
Questi campi ci sono in tutte le versioni di Project?
Sono campi storici del prodotto desktop; quanto trovi qui l’ho verificato su Microsoft Project di Microsoft 365, costruendo il piano e leggendo i valori. Project per il Web è un altro prodotto e non li espone allo stesso modo.
Come porto la curva fuori da Project?
Selezioni le righe nella griglia a fasi temporali e le incolli in Excel: è il modo più diretto, e da lì il grafico si costruisce in un minuto. Se la cosa diventa mensile, conviene automatizzarla.
Trasparenza: questo è il blog di chi scrive software per il controllo di progetto. Niente di quello che hai letto sopra richiede un nostro strumento: i tre campi sono di Microsoft Project, e li hai già pagati.
Se però quella curva devi rifarla a ogni SAL, e ogni volta significa riaprire il piano e ricopiare a mano una griglia di settimane, MppToExcel legge il file .mpp e ne riversa il contenuto in Excel, da dove il grafico si aggiorna da solo.