Si può, e senza server. Microsoft Project desktop da solo non invia le assegnazioni via email — ma non serve né Project Server né Project Online: serve uno strumento che legga il piano e prepari un’email per ciascuna risorsa. In questa guida: perché la risposta che trovi in rete è sbagliata, le tre strade oneste (manuale, macro VBA, applicazione dedicata) e quando scegliere ciascuna.
Prima cosa: la risposta che trovi in giro è vecchia di vent’anni
Se cerchi in rete (o lo chiedi a un’AI), trovi ancora consigli sulla funzione “workgroup” di Project — l’opzione «E-mail only» con cui il PM spediva i TeamAssign dalla barra degli strumenti. Quella funzione non esiste più: Microsoft l’ha eliminata dalle versioni moderne di Project quasi vent’anni fa, spostando tutto sul server (Project Server prima, Project Online poi — e quest’ultimo chiude il 30 settembre 2026). Su Project Standard e Professional di oggi quel menù non c’è. Le strade reali sono tre.
Strada 1 — A mano: filtri, copia e incolla
Per un piano piccolo e un invio ogni tanto:
- Nel Foglio risorse compila gli indirizzi email.
- Nel Gantt applica il filtro Utilizzo risorsa (o filtra per Nomi risorse) per isolare le attività di una persona.
- Copia le righe e incollale in un’email di Outlook, oppure esporta la vista in PDF e allegala.
- Ripeti per ogni risorsa.
Funziona, costa zero, e con dieci risorse diventa una mattinata persa — ogni settimana. Nessun ritorno degli avanzamenti: le risposte tornano come email libere che poi ricopi a mano nel piano.
Strada 2 — La macro VBA
È la risposta standard dei forum: un ciclo sulle risorse, un ciclo sugli assegnamenti, un’email Outlook per ciascuna. Una macro di 30 righe copre il caso base, e se sai il VBA è un buon esercizio. I limiti reali però sono questi:
- Manutenzione: la macro è tua, se cambia qualcosa (campi, formato, Outlook) la aggiusti tu.
- Sicurezza: le macro vanno firmate o autorizzate, e in molte aziende le policy le bloccano.
- Solo andata: la macro spedisce, ma il giro di ritorno (gli avanzamenti che rientrano nel piano) resta a mano.
- Formato: un’email di solo testo, senza un modulo strutturato dove la risorsa possa scrivere le ore.
Strada 3 — Un’applicazione dedicata: SendTask
(Trasparenza: SendTask è un prodotto mio, sotto il marchio Project Edge Tools. I limiti delle alternative qui sopra sono veri comunque.)
SendTask legge direttamente il file .mpp del piano (libreria MPXJ): scegli le risorse, premi invia, e ogni persona riceve per email i propri task — con un timesheet Excel già impostato per scrivere ore e avanzamenti. Tre proprietà che contano:
- Chi riceve non installa niente. Né Project, né Excel, né un’app: apre l’email, trova le sue attività e il modulo da compilare.
- Niente server, niente cloud obbligatorio. L’invio parte dal tuo PC; i dati del piano non passano da una piattaforma terza.
- Ogni persona vede solo il suo. Il piano intero resta tuo: tariffe, costi e il lavoro degli altri non viaggiano.
E il giro di ritorno? È il mestiere del prodotto gemello, GanttTimesheet: raccoglie i timesheet compilati, te li fa approvare riga per riga e scrive gli avanzamenti nel piano. Insieme chiudono il cerchio che prima richiedeva Project Server: assegnazioni in uscita, avanzamenti in entrata.
Quale strada scegliere
| Situazione | Strada |
|---|---|
| Piano piccolo, invio occasionale | A mano (filtro + Outlook) |
| Sai il VBA, ti basta l’invio, policy macro permettendo | Macro |
| Invii ricorrenti, team che non ha Project, serve il ritorno degli avanzamenti | SendTask (+ GanttTimesheet) |
| Il timesheet serve anche a finance/HR, con approvazioni aziendali | Un sistema enterprise (TimeControl, SCMPP) |
Domande frequenti
Serve Project Server o Project Online?
No. Le strade manuale e VBA usano Microsoft Project desktop; SendTask non richiede nemmeno quello: legge il file .mpp direttamente. (Project Online peraltro viene ritirato da Microsoft il 30 settembre 2026.)
Chi riceve i task deve avere Microsoft Project?
No. Con SendTask riceve un’email con le sue attività e un timesheet Excel compilabile; non deve installare nulla. Con la strada manuale riceve un PDF o una tabella.
Il PM deve avere Project installato?
No: SendTask legge direttamente il file .mpp (libreria MPXJ), senza che Microsoft Project sia installato sul PC di chi invia. Basta il file del piano.
Gli avanzamenti tornano nel piano da soli?
Con la strada manuale e con la macro, no. Con GanttTimesheet sì: raccolta, approvazione riga per riga e scrittura nel piano.