Sala riunioni, comitato di avanzamento. Proietti il piano, e sullo schermo compare il diagramma di Gantt come lo usi tu: trecento righe, le barre fitte come un codice a barre, la scala temporale a giorni. Passano quattro secondi e qualcuno chiede: «scusa, ma siamo in ritardo o no?».
E tu cominci a scorrere.
Non è colpa del piano, e non è colpa di chi ha chiesto. È che stai mostrando uno strumento di lavoro a persone che devono prendere una decisione. Sono due mestieri diversi, e in Microsoft Project si risolvono con due visualizzazioni diverse.
Il Gantt che usi tu non è fatto per chi decide
La visualizzazione Gantt predefinita è costruita per chi il piano lo scrive. La tabella che le sta sotto si chiama Immissione, e il nome dice tutto: Nome attività, Durata, Inizio, Fine, Predecessori, Nomi risorse. Sono i campi che servono a inserire i dati.
Un comitato non inserisce niente. Vuole sapere tre cose: a che punto siamo, rispetto a quando avevamo detto, e cosa succede adesso. Nessuna di queste tre è una colonna della tabella Immissione.
C’è anche un problema di scala. Tu lavori a giorni perché è lì che vivono i tuoi problemi. Chi ti ascolta ragiona per mesi e per trimestri: se sullo schermo un mese occupa due metri, il progetto non si vede: si intuisce.
Una visualizzazione è quattro cose insieme
Qui sta il punto che quasi tutti si perdono, ed è il motivo per cui la fatica di sistemare la schermata va buttata via ogni volta.
In Project una visualizzazione non è «il Gantt». È la combinazione di quattro elementi:
la tabella: quali colonne vedi;
il filtro: quali righe vedi;
il raggruppamento: come sono ordinate e sommate;
la scala temporale: quanto tempo entra nello schermo.
Lo schema 1 le mette in fila.
Chi prepara la riunione di solito ne cambia uno o due a mano, mostra il piano, e alla chiusura del file tutto torna com’era. La settimana dopo si ricomincia. Salvare la combinazione, e non i singoli pezzi, è tutto il trucco.
1. Tabella
quali colonne vedi
2. Filtro
quali righe vedi
3. Raggruppamento
come si sommano
4. Scala temporale
quanto tempo entra
↓ salvate insieme ↓
Una voce di menu, che ritrovi la settimana dopo
Schema 1. Una visualizzazione non è il Gantt: è la combinazione di quattro cose. Cambiarne una a mano è fatica che si perde alla chiusura del file.
Costruirla una volta sola
Parti dal Gantt e cambia i quattro elementi, in quest’ordine.
Le righe. Un comitato non guarda le attività di dettaglio. In Visualizza → Dati → Struttura scegli Livello 2: resta l’ossatura del piano, e le trecento righe diventano venti. Se il piano ha buone milestone, il filtro Attività cardine funziona ancora meglio: mostri solo le date che qualcuno ha promesso.
Le colonne. Non modificare la tabella Immissione: duplicala. In Visualizza → Dati → Tabelle → Altre tabelle scegli Immissione, premi Copia, e alla copia dai un nome tuo — «Comitato» va benissimo. Poi togli Predecessori e Durata, e aggiungi le colonne che rispondono alle tre domande (schema 2):
% completamento: a che punto siamo.
Variazione inizio e Variazione fine: di quanto ci siamo spostati rispetto alla previsione. Sono le colonne che nessuno usa e che dicono tutto — esistono solo se hai salvato una previsione, e se non l’hai salvata questa è la ragione per farlo oggi.
Lavoro rimanente: quanto manca davvero, che è un’altra domanda rispetto a quanto è stato fatto.
Tabella Immissione — per chi scrive il piano
Tabella Comitato — per chi decide
Nome attività
Durata
Inizio
Fine
Predecessori
Nomi risorse
Nome attività
% completamento
Variazione inizio
Variazione fine
Lavoro rimanente
Risponde a: che cosa devo inserire?
Risponde a: a che punto siamo, rispetto a quando avevamo detto, e cosa manca?
Schema 2. Le stesse attività, due domande diverse. Variazione inizio e Variazione fine esistono solo se hai salvato una previsione.
Il tempo. Con lo zoom in basso a destra allarga fino a vedere mesi o trimestri. Il piano deve entrare in una schermata: se per raccontarlo devi scorrere, non lo stai raccontando.
Il salvataggio.Visualizza → Visualizzazioni attività → Altre visualizzazioni → Nuova, le dai un nome — «Avanzamento comitato» — e spunti Visualizza nel menu. Da quel momento è una voce di menu come le altre, e la riunione della settimana prossima ti costa un clic.
Portarla negli altri progetti
Una visualizzazione salvata vive nel file in cui l’hai creata. Se gestisci più progetti, l’Organizzatore la copia dove ti serve: File → Informazioni → Organizzatore, scheda Visualizzazioni, e la sposti dal file corrente al Global.mpt, che è il modello da cui nascono i progetti nuovi.
Attenzione a una cosa: se la visualizzazione usa la tua tabella «Comitato», devi copiare anche quella, dalla scheda Tabelle. La visualizzazione senza la sua tabella arriva zoppa, e te ne accorgi in riunione.
Quello che una visualizzazione non fa
Non cambia il piano. Non recupera un giorno di ritardo, non corregge una dipendenza sbagliata, non inventa una previsione che non hai salvato. Sposta solo il confine tra quello che si vede e quello che resta fuori.
Ed è proprio per questo che va usata con onestà. Una vista di livello 2 nasconde il dettaglio: se il dettaglio contiene un problema, il problema non sparisce — sparisce dalla proiezione. La regola che mi sono dato è semplice: quello che nascondo alla riunione deve stare in una riga di commento, non nel silenzio.
Il vero guadagno non è estetico
Quando la visualizzazione è salvata, cambia il modo in cui la riunione comincia. Non apri il file e cerchi: apri la voce di menu, e in tre secondi sullo schermo c’è il piano nella lingua di chi ascolta. La discussione parte dalla domanda giusta invece che da «scusa, mi fai vedere solo le fasi?».
È mezz’ora di lavoro, una volta. Poi te la porti dietro per tutti i progetti che verranno.
