Prima o poi arriva la domanda a cui la tabella non risponde. Di quanto è slittata quella consegna? Chi ne risponde? Quanto lavoro manca davvero, al netto delle percentuali ottimistiche? Guardi le colonne che hai davanti — Nome attività, Durata, Inizio, Fine — e la risposta non c’è.
E allora fai quello che fanno tutti. Apri un Excel di fianco al piano, oppure scrivi l’informazione dove capita: nel nome dell’attività, tra parentesi quadre, «[BLOCCATA – sentire Bianchi]». Da quel momento hai due archivi che non si parlano, e uno dei due è un titolo.
La cosa che quasi nessuno sa è che in Microsoft Project le colonne che ti mancano esistono già. Sono lì da sempre, qualche centinaio, nascoste dietro un clic destro. Devi solo sapere quali chiamare.
Come si aggiunge una colonna
Il gesto è uno solo, e vale ovunque: clic destro sull’intestazione di una colonna, poi Inserisci colonna. Project apre l’elenco dei campi disponibili; se cominci a scrivere, l’elenco si filtra da solo.
È tutto qui. Il resto dell’articolo è sapere cosa scrivere in quella casella, perché i nomi giusti non li indovini: nessuno cerca «Variazione fine» se non sa che esiste.
Tre famiglie di colonne ripagano da sole la lettura.
Le colonne del ritardo
Variazione inizio e Variazione fine dicono di quanto ogni attività si è spostata rispetto a quello che avevi promesso. Non «quando finisce», ma quanto è diverso da quando doveva finire: che è la domanda vera in ogni riunione di avanzamento.
Hanno un prerequisito, ed è il motivo per cui restano vuote sulla maggior parte dei piani: si calcolano rispetto alla previsione, la fotografia del piano al momento dell’impegno. Se non l’hai mai salvata, le colonne mostrano zero su tutta la linea — non perché sei puntuale, ma perché non c’è un riferimento. Ne ho scritto anche a proposito delle visualizzazioni da comitato: se la previsione non c’è, salvarla oggi è la prima cosa da fare.
Per i piani a budget vale lo stesso schema: esistono Variazione costo e Variazione lavoro, e rispondono alla stessa domanda con un’altra unità di misura.
Le colonne del lavoro vero
La % completamento è la colonna più fraintesa di Project: misura la durata trascorsa, non la fatica fatta. Un’attività di dieci giorni al sesto giorno è al 60%, anche se il grosso deve ancora cominciare.
Le colonne che raccontano la fatica sono altre due. % lavoro completato misura le ore fatte sulle ore stimate. Lavoro rimanente dice quante ore mancano — ed è il numero più onesto del piano, perché guarda avanti invece che indietro. Quando un’attività è «al 90%» da tre settimane, è la colonna Lavoro rimanente a dirti se il 10% che resta vale due ore o due settimane.
Le colonne vuote con il tuo nome sopra
Poi c’è l’informazione che Project non può conoscere: il reparto, il responsabile esterno, la priorità concordata con il cliente, il codice della commessa. È quella che finisce negli Excel di fianco e nelle parentesi quadre.
Per questa informazione Project tiene pronti campi vuoti a decine: Testo1 fino a Testo30, Numero1 fino a Numero20, e poi campi Data, Flag, Costo. Sono colonne libere: le inserisci come tutte le altre e ci scrivi dentro quello che vuoi.
Il passaggio che le trasforma da ripiego a strumento è la rinomina: in Progetto → Proprietà → Campi personalizzati selezioni Testo1, premi Rinomina e lo chiami «Responsabile». Da quel momento nell’elenco delle colonne compare Responsabile, e chi apre il piano dopo di te capisce senza chiedere. Un campo che si chiama Testo1 è un appunto; un campo che si chiama Responsabile è una colonna del piano.
Un consiglio da chi ci è passato: tieni da qualche parte una riga che dica quali campi hai usato e per cosa. Trenta campi Testo sono tanti, e il Testo7 misterioso di un piano ereditato è un piccolo giallo aziendale.
Il nome dell’attività non è un archivio
Vale la pena dirlo una volta in modo esplicito. Ogni informazione infilata nel nome dell’attività — stati, responsabili, note, asterischi — è un’informazione su cui non puoi filtrare, raggruppare né fare totali. È testo, e basta.
La stessa informazione messa in una colonna diventa materiale da lavoro: «fammi vedere solo le attività di Bianchi» è un filtro da tre clic se Bianchi sta in un campo Responsabile, ed è una ricerca a occhio se sta tra parentesi in cinquanta titoli. La differenza fra i due piani non è l’ordine: è che uno risponde alle domande e l’altro no.
Quello che una colonna non fa
Una colonna mostra dati che esistono. Non inventa la previsione che non hai salvato, non stima le ore che nessuno ha inserito, non compila il campo Responsabile al posto tuo. Se il piano è vuoto, aggiungere colonne lo rende solo più largo.
Ma se i dati ci sono — e quasi sempre ci sono, sparsi tra la testa, le mail e gli Excel di fianco — la colonna giusta è la differenza fra un piano che descrive il lavoro e un piano che risponde alle domande. E non c’è niente da costruire: c’è solo da sapere che esistono già.