Personalizzare viste, tabelle e Gantt in Microsoft Project: la guida completa

Guida pubblicata a settembre 2026. Raccoglie e mette in ordine diciotto articoli scritti su questo blog tra il 2015 e il 2026: qui trovi il percorso, negli approfondimenti collegati i passaggi uno per uno. Vale per tutte le versioni desktop di Microsoft Project, da 2010 a 2024 e Microsoft 365.

Apri un piano in Microsoft Project e vedi sempre la stessa cosa: la tabella Immissione a sinistra, le barre del Gantt a destra, i nomi delle risorse appesi alle barre. È la vista che Microsoft ha deciso per te. Va bene per inserire le attività, ed è quasi sempre la vista sbagliata per rispondere alle domande che ti fanno in riunione: cosa è in corso questa settimana, quali forniture vanno ordinate adesso, dove sono i buchi del piano, quante settimane di calendario dura ogni fase.

La buona notizia è che quasi tutto quello che vorresti vedere esiste già nel file. Non sta in un’altra colonna da riempire a mano: sta in una vista che non stai guardando, o che non hai ancora costruito. Questa guida è il percorso per arrivarci, dalla vista predefinita a una vista che risponde alla tua domanda, in cinque tappe. Ogni tappa rimanda agli articoli che spiegano il singolo passaggio con le schermate.

Che cos’è davvero una vista (e perché il Gantt non è “il piano”)

Il diagramma di Gantt è così familiare che lo confondiamo con il progetto stesso. In realtà in Project il piano è un insieme di dati: attività, durate, legami, risorse, date calcolate. Il Gantt è soltanto una delle finestre da cui guardarli, e nemmeno la più informativa.

Una vista è fatta di cinque strati che si possono cambiare uno indipendentemente dall’altro:

• la tabella: quali colonne vedi, in che ordine, con che larghezza;
• il filtro: quali righe restano visibili;
• il gruppo: come le righe vengono raccolte in fasce (per risorsa, per stato, per fase);
• l’ordinamento: in che sequenza compaiono;
• il formato: stili delle barre, testi accanto alle barre, scala cronologica, colori, periodi evidenziati.

La regola che tiene insieme tutto il resto della guida: nessuno di questi strati tocca i dati. Puoi nascondere colonne, filtrare, colorare, raggruppare quanto vuoi; le date e le durate restano quelle che il motore di calcolo ha prodotto. È il motivo per cui personalizzare una vista è sempre un’operazione sicura, e copiare i dati in Excel per “vederli meglio” quasi sempre non lo è.

Una vista non cambia il progetto. Cambia la domanda a cui il progetto risponde.

Tutte le viste, le tabelle, i filtri e i campi personalizzati vivono in un file di sistema che si chiama Global.mpt: è il modello globale che Project carica a ogni avvio. Ne parleremo nell’ultima tappa, perché è la chiave per portarsi le personalizzazioni da un progetto all’altro (e per rimettere tutto a posto quando si è esagerato).

Prima tappa: far parlare la tabella

La tabella è lo strato più semplice e quello che rende di più. La vista Diagramma di Gantt mostra di default la tabella Immissione, pensata per scrivere il piano; ma Project ne ha già una decina pronte (Costo, Lavoro, Variazione, Verifica, Riepilogo…) e ognuna risponde a una domanda diversa. Si cambiano da Visualizza → Tabelle, oppure con un clic destro sul pulsante Seleziona tutto, l’angolo grigio sopra la colonna ID: cambiare tabella è il primo gesto da imparare, e il piano non si accorge di niente.

Quando nessuna tabella pronta ti basta, aggiungi le colonne che servono (clic destro sull’intestazione → Inserisci colonna) e poi salva la tabella con un nome tuo da Visualizza → Tabelle → Altre tabelle. Da quel momento è nell’elenco, pronta da richiamare in due clic, anche in altri progetti sullo stesso computer.

Il passo successivo è far calcolare a Project informazioni che il campo standard non contiene. È il territorio dei campi personalizzati con formula: un campo Testo, Numero, Data o Contrassegno a cui assegni un’espressione, e che Project ricalcola da solo ogni volta che il piano cambia. Due esempi presi da domande vere dei lettori:

• la settimana di calendario di inizio e di fine di ogni attività, accanto alle date: due campi Testo con una formula DateDiff, e la tabella parla il linguaggio di chi pianifica per settimane;
• la durata in giorni solari invece che in giorni lavorativi: la durata di Project conta solo i giorni del calendario di lavoro, ma il fornitore ragiona in giorni di calendario. Una formula con ProjDateDiff e il calendario TuttiIGiorni risolve l’equivoco per sempre.

Un consiglio che vale per tutti i campi personalizzati: rinominali subito (clic destro → Impostazioni campo). Un piano pieno di colonne “Testo1”, “Numero3” e “Contrassegno2” diventa illeggibile per chiunque, te compreso, nel giro di un mese.

Seconda tappa: far parlare le barre

Le barre del Gantt hanno un pannello di controllo che pochi aprono: clic destro in un punto vuoto del diagramma → Stili barre. Da lì decidi, per ogni tipo di attività, forma, colore, motivo e soprattutto quale testo compare a sinistra, a destra, sopra, sotto e dentro la barra. Il campo Nomi risorse a destra è solo il default.

La richiesta più frequente è mostrare più campi a destra delle barre, per esempio nome dell’attività e percentuale di completamento insieme. Project accetta un solo campo per posizione, quindi la strada è un campo Testo personalizzato che concatena quello che vuoi leggere. E se il testo è lungo, lo si può distribuire su più righe usando le posizioni sopra e sotto la barra, oppure spezzando la formula.

Il secondo uso delle barre è far emergere una situazione che nella tabella si perde tra le righe:

• evidenziare un periodo temporale, per esempio i prossimi due mesi: si crea un calendario di servizio con un’eccezione sulla finestra che interessa e lo si usa come sfondo del Gantt (clic destro → Orario non lavorativo). Una fascia grigia verticale, e tutti vedono su cosa saremo impegnati;
• vedere le sovrapposizioni e i buchi dentro ogni fase: attivando Riporta sulle attività, le barre di riepilogo mostrano i periodi in cui c’è lavoro e quelli in cui non c’è nulla, e un colore diverso nello stile Attività riportata li rende evidenti;
• segnalare un’attività propedeutica, come l’ordine dei materiali che deve partire trenta giorni prima della posa: due campi Data calcolati con l’anticipo di ogni fornitura e uno stile barra dedicato disegnano il promemoria direttamente nel Gantt, senza aggiungere attività al piano;
• mettere una bandierina alle attività in corso: un campo Contrassegno con una formula (inizia entro dieci giorni e non è completa) e un indicatore grafico, così le attività di cui parlare in riunione si riconoscono a colpo d’occhio e si filtrano in un clic.

Il filo comune di questi quattro casi è sempre lo stesso: un campo che calcola, uno stile che lo mostra. Una volta capito il meccanismo, le varianti sono infinite e nessuna richiede di toccare le date del piano.

Terza tappa: filtri, gruppi e ordinamenti, poi salvare la vista

Tabella e barre decidono cosa si vede di ogni attività. Filtri, gruppi e ordinamenti decidono quali attività si vedono e in che ordine. Stanno tutti in Visualizza → Dati: filtri pronti (attività critiche, in corso, in ritardo, di una certa risorsa), il filtro automatico sulle intestazioni di colonna, il raggruppamento per qualsiasi campo, compresi quelli personalizzati. Il comando Evidenzia fa la stessa cosa del filtro ma senza nascondere le righe: colora quelle che rispondono al criterio e lascia il contesto intorno.

Qui si fa l’errore più comune: costruire la combinazione giusta e poi perderla alla prossima apertura del file, perché tutto è stato applicato alla vista Diagramma di Gantt standard. La soluzione è dare alla combinazione un nome: Visualizza → Altre viste → Nuova vista (oppure salvare una copia della vista corrente). Una vista con nome ricorda tabella, filtro, gruppo e formato insieme, e compare nel menu come quelle di Microsoft. È lo stesso meccanismo che permette di avere più sequenze temporali in Project 2010 e 2013: una vista per ogni Timeline che vuoi comunicare.

Un buon piano ha tre o quattro viste con nome che rispondono alle domande ricorrenti di quel progetto: “riunione del lunedì”, “forniture da ordinare”, “cosa consegna il fornitore X”. Costruirle costa un’ora una volta sola.

Quarta tappa: la Timeline e la stampa, cioè comunicare

Le viste servono a te. Timeline e stampa servono agli altri, e sono il punto in cui Project delude di più chi non lo conosce.

La Sequenza temporale (Visualizza → Sequenza temporale) è la striscia in alto in cui trascini solo le attività e i traguardi che vuoi raccontare: nasce per finire in una slide o in un’email. Dal 2016 Project permette più sequenze nella stessa vista; nelle versioni 2010 e 2013 si ottiene lo stesso risultato creando una vista di tipo Sequenza temporale per ogni racconto.

Sulla stampa due accorgimenti risolvono la maggior parte delle lamentele. Il primo: la legenda ruba un terzo della pagina e si può limitare a una pagina dedicata o togliere del tutto da File → Stampa → Imposta pagina → Legenda. Il secondo: le interruzioni di pagina manuali, un comando che non sta nella barra multifunzione ma si aggiunge in un minuto, e che permette di stampare ogni fase su una pagina sua invece di lasciare al caso dove il Gantt si spezza.

Ricorda che tutto quello che hai costruito nelle prime tre tappe si stampa: una tabella salvata con le colonne giuste e un filtro sulle attività della prossima settimana valgono più di qualsiasi ritocco grafico.

Quinta tappa: lavorare veloci

Una vista ben fatta si sfrutta davvero solo se si lavora veloci sopra. Tre abitudini.

Le azioni massive. Selezioni più attività (tutte, con il pulsante Seleziona tutto, oppure alcune con Ctrl premuto) e apri Informazioni attività: qualsiasi valore imposti nella finestra viene applicato a tutte le righe selezionate. Cambiare il tipo a cento attività o assegnare un calendario a una fase intera si fa in un colpo solo, e vale anche per il riempimento verso il basso di una colonna.

La tastiera. Poche combinazioni ripagano subito: F3 toglie qualsiasi filtro e mostra tutte le attività, Ctrl+Maiusc+F5 porta il Gantt sulla barra dell’attività selezionata, F2 entra in modifica nella cella, Ctrl+F2 collega le attività selezionate. La tabella completa delle scorciatoie di tastiera è il punto di partenza.

Le definizioni chiare. Molte “viste sbagliate” sono in realtà concetti confusi: durata e lavoro, vincolo e legame, data effettiva e data pianificata. Una raccolta di definizioni, trucchi e scorciatoie chiarisce i termini che poi compaiono come colonne nelle tabelle.

Portarsi le viste in altri progetti (e tornare indietro)

Una vista, una tabella o un campo personalizzato creati in un file appartengono a quel file. Per averli ovunque si usa la Libreria (File → Informazioni → Libreria): una finestra con due colonne, il Global.mpt a sinistra e il progetto corrente a destra, e i pulsanti per copiare gli oggetti da una parte all’altra. Copiando nel Global.mpt, la personalizzazione compare in ogni nuovo progetto di quel computer; copiando nel file, viaggia insieme al file quando lo mandi a un collega. È lo stesso passaggio con cui una tabella salvata diventa disponibile ovunque.

E quando gli oggetti sono proliferati fuori controllo (diciotto calendari, viste modificate senza nome, formati diversi da quelli standard) c’è una via d’uscita che non passa dalla reinstallazione: rigenerare il Global.mpt. Project lo ricrea pulito al primo avvio se non lo trova. È una procedura senza ritorno: prima si esportano in un file di appoggio le personalizzazioni che si vogliono conservare, poi si procede.

Gli errori che vedo più spesso

• Modificare la vista standard invece di una copia. Dopo tre mesi nessuno sa più com’era il Diagramma di Gantt “vero”. Le personalizzazioni vanno sempre in una vista con nome.
• Scrivere a mano quello che una formula calcola. Una colonna “settimana” digitata è sbagliata dalla prima riprogrammazione in avanti; un campo con formula no.
• Filtrare e poi dimenticarlo. Il piano “ha perso venti attività”: no, c’è un filtro attivo. F3 prima di allarmarsi.
• Portare i dati in Excel per vederli meglio. Ogni copia è un piano che invecchia da subito. Se la domanda è di visualizzazione, la risposta è una vista; Excel serve quando servono calcoli che Project non fa.
• Campi personalizzati senza nome. Testo1, Testo2, Numero5: dopo un mese non li capisce nemmeno chi li ha creati.

Domande frequenti

Che differenza c’è tra una vista e una tabella in Microsoft Project?

La tabella è solo l’insieme delle colonne. La vista è il contenitore: comprende una tabella, ma anche il filtro, il gruppo, l’ordinamento e il formato grafico. Cambiare tabella modifica le colonne della vista corrente; salvare una vista con nome congela tutti e cinque gli strati insieme.

Personalizzare le viste può rovinare il piano?

No. Viste, tabelle, filtri, gruppi e stili delle barre non modificano date, durate, legami o assegnazioni. L’unico caso in cui si tocca il piano è quando si scrive un valore in una colonna, e questo vale per qualsiasi vista, anche quella standard. Le formule dei campi personalizzati scrivono solo nel campo che le contiene.

Serve una versione recente di Project per fare queste cose?

No. Tabelle, viste con nome, stili barre, campi personalizzati con formula, indicatori grafici e Libreria esistono identici da Project 2010 a Project 2024 e nelle versioni desktop di Microsoft 365. L’unica differenza rilevante è la Sequenza temporale multipla, nativa dal 2016; nel 2010 e 2013 si ottiene con una vista per ogni Timeline. Le schermate degli articoli collegati sono di versioni diverse, ma i comandi stanno negli stessi posti.

Come condivido una vista personalizzata con un collega?

Con la Libreria: copia la vista, la tabella e gli eventuali campi personalizzati dal Global.mpt dentro il file di progetto, poi manda il file. Il collega troverà la vista nel menu Altre viste e potrà a sua volta copiarla nel proprio Global.mpt. Attenzione a copiare anche i filtri e i gruppi da cui la vista dipende, altrimenti Project la apre ma non la trova completa.

Ho pasticciato la vista Diagramma di Gantt: come torno a quella originale?

Se il danno riguarda solo il file corrente, dalla Libreria puoi copiare la vista Diagramma di Gantt pulita dal Global.mpt sopra quella del progetto. Se hai modificato anche il Global.mpt, la via più rapida è rigenerarlo: Project ne crea uno nuovo e standard al primo avvio. Prima però salva in un file di appoggio le personalizzazioni che vuoi tenere, perché la procedura non si annulla.