Come si capisce che un piano non è aggiornato (anche se sembra di ieri)

Il file si chiama Piano_v12_DEF_rev3.mpp ed è stato modificato ieri alle 18:40. Sembra vivo. Lo apri, e le barre del Gantt sono ordinate, le date ci sono tutte, il percorso critico è colorato. Tutto a posto.

Poi fai una domanda: «a che data è aggiornato?». E scopri che l’ultimo avanzamento vero è di marzo. Da allora qualcuno ha aperto il file, spostato qualche barra, salvato. La data di modifica dice che il file è stato toccato: non dice che il progetto è stato misurato. Quello che hai davanti è un piano non aggiornato, e in Microsoft Project non si vede a occhio.

È la situazione più comune che incontro nei piani che arrivano da fuori, ed è anche la più pericolosa, perché un piano fermo non sembra fermo: sembra un piano. Ecco i sette segni che lo smascherano, in ordine di velocità.

Segno 1 · La data di stato non c’è

Primo gesto, cinque secondi: Progetto → Informazioni progetto, e guarda il campo della data di stato. Sono possibili tre risposte, e raccontano tre storie diverse.

• È vuota (mostra N.D.). Nessuno ha mai dichiarato «questo piano è aggiornato al giorno tale». In assenza di una data di stato Project usa la data di oggi per i suoi conti, il che significa che ogni volta che apri il file i numeri cambiano: gli scostamenti, gli indici di avanzamento, la linea nel Gantt. Un piano così non è misurabile, è misurato al momento in cui lo guardi.
• È vecchia di mesi. Almeno è onesta: dice fin dove arriva il piano. È già un’informazione, ed è quella che ti serviva.
• È recente. Buon segno, ma non basta: la data di stato si scrive a mano, e scriverla non aggiorna niente. Vai avanti con gli altri controlli.

Sul perché questa data pesi così tanto — è la linea rispetto a cui Project decide cosa è passato e cosa è futuro — ho scritto un articolo dedicato.

Segno 2 · Le percentuali sono tutte tonde

Metti in tabella la colonna % completamento e scorri. Se i valori sono solo 0, 50 e 100, nessuno ha misurato niente: qualcuno ha cliccato i pulsanti rapidi dell’avanzamento in riunione, mentre gli altri parlavano. Il 50% è la percentuale universale del «ci stiamo lavorando».

Il caso opposto è altrettanto eloquente: tutte le percentuali a zero su un progetto partito da mesi. Lì non c’è nemmeno la finzione.

Un avvertimento che vale in ogni caso: la percentuale di completamento misura la durata trascorsa, non il lavoro fatto. Un’attività di dieci giorni al sesto giorno è al 60% anche se il grosso deve ancora cominciare. La colonna che racconta la fatica è un’altra, ed è la percentuale di lavoro completato; la più onesta di tutte è il lavoro rimanente, perché guarda avanti.

Segno 3 · Le date effettive sono vuote

Questo è il controllo che non mente. Inserisci le colonne Inizio effettivo e Fine effettiva: sono i campi in cui Project scrive quando una cosa è davvero cominciata e finita, e si riempiono solo se qualcuno glielo dice.

Se il piano dichiara attività al 40% e la colonna dell’inizio effettivo è vuota, quelle percentuali sono state scritte sopra un piano che non è mai stato avviato. Se invece ci sono le date effettive, il piano è stato aggiornato sul serio, e puoi guardare fin dove arrivano: l’ultima data effettiva del file è la data reale dell’ultimo aggiornamento, molto più affidabile della data di modifica del file. Sulle tre famiglie di date che convivono in Project — previste, programmate ed effettive — vale la pena essere precisi, perché quasi tutti gli errori di aggiornamento nascono da lì.

Segno 4 · Il lavoro finito sta nel futuro

Ordina per fine e guarda le attività al 100%: ce n’è qualcuna che finisce la settimana prossima? Un’attività completata con la fine nel futuro è un’impossibilità logica, e in un piano ce ne sono spesso decine. Significa che le percentuali sono state scritte senza toccare le date, o che le date sono state lasciate correre in avanti mentre si dichiarava il completamento.

Il gemello di questo segno è la cascata all’indietro: attività non iniziate — zero per cento — la cui data di inizio è nel passato. Nessuno le ha cominciate e nessuno ha spostato il piano: sono rimaste lì, e ogni giorno che passa il piano diventa più falso. In un piano aggiornato correttamente il lavoro non completato viene riprogrammato dopo la data di stato, e a sinistra della linea non resta niente da fare.

Segno 5 · Il Gantt verifica non racconta niente

Questo è il controllo visivo, e vale i quattro precedenti messi insieme. Passa alla vista Gantt verifica: ogni attività compare con due barre, quella della previsione sotto e quella del piano corrente sopra. Poi fai comparire la linea di avanzamento alla data di stato, dal comando Formato → Griglia → Linee di avanzamento.

• In un piano aggiornato la linea disegna una spezzata: si piega a sinistra dove si è in ritardo, a destra dove si è avanti. È brutta da vedere e piena di informazioni.
• In un piano non aggiornato la linea è dritta come un filo, oppure taglia in mezzo decine di barre senza avanzamento. Nessuno ha detto a Project a che punto sono le cose.
• Se la barra inferiore non c’è affatto, non è questione di aggiornamento: manca la previsione, e allora non c’è niente da misurare. È un problema diverso e più grave, di cui parlo fra due righe.

Segno 6 · Tutte le variazioni sono a zero

Applica la tabella Variazione e guarda la colonna della variazione di fine. Se su trecento attività il valore è zero ovunque, e il progetto è in corso da mesi, le spiegazioni sono solo tre — e nessuna è «siamo perfettamente in orario».

1. La previsione non è mai stata salvata. Le variazioni si calcolano rispetto a quella: senza, mostrano zero per definizione. È il caso più frequente, e si verifica in cinque secondi guardando se le colonne Inizio previsto e Fine prevista sono vuote.
2. Il piano non è mai stato aggiornato. Le date correnti sono ancora quelle di partenza, quindi coincidono con la previsione. Zero scostamento perché zero movimento.
3. La previsione è stata risalvata da poco. Questa è la più insidiosa: risalvare la previsione azzera tutti gli scostamenti, e un piano in ritardo di tre mesi torna magicamente in pari. Non è un trucco di qualcuno in malafede, quasi mai: è il gesto di chi ha ripianificato e ha risalvato per «ripartire puliti», senza sapere che così ha cancellato la storia.

Per distinguere il terzo caso dagli altri due bastano le date: se le colonne della previsione sono piene ma coincidono con le date correnti su tutto il piano, e le attività risultano iniziate, la previsione è stata riscritta di recente. Che cosa fare quando è successo — e con quale previsione confrontarsi a quel punto — l’ho affrontato in un articolo dedicato: Project può conservare fino a undici previsioni, e quasi nessuno lo sa.

Segno 7 · Il piano è stato «aggiornato» spostando le barre

Il settimo è il più difficile da vedere e il peggiore di tutti. Il piano risulta in ritardo, le date sono cambiate rispetto alla previsione, quindi a prima vista sembra aggiornato. Ma le date effettive sono vuote e le percentuali a zero: nessuno ha registrato niente. Qualcuno ha semplicemente trascinato le barre in avanti, o riscritto le date a mano, finché il piano non ha ripreso a somigliare alla realtà.

Il danno è doppio. Il primo: ogni data scritta a mano diventa un vincolo, e da quel momento il piano non reagisce più ai cambiamenti — smette di essere un modello e diventa un disegno. Il secondo: non esiste più nessuna traccia di che cosa sia successo davvero, perché l’informazione «questa attività è cominciata il 12 marzo» non è stata registrata da nessuna parte. Il piano è aggiornato nell’aspetto e vuoto nella sostanza.

Se il piano è tuo

Aggiornare un piano è una procedura di cinque gesti, sempre gli stessi, sempre nello stesso ordine: si salva la previsione una volta sola, si fissa la data di stato, si inseriscono i dati effettivi, si riprogramma il lavoro non completato dopo la data di stato, si leggono le variazioni. Il ciclo completo con tutti i passaggi è qui.

Quello che conta più della procedura è il ritmo. Un piano aggiornato ogni due settimane con dati approssimativi è infinitamente più utile di un piano aggiornato una volta all’anno con dati perfetti: il valore dell’aggiornamento sta nella serie, non nella singola misura, perché è la serie che mostra la direzione. Sulla scelta del periodo giusto — che dipende dalla durata del progetto e dalla lunghezza delle attività — ci ho scritto sopra un articolo intero.

Se il piano te lo mandano: riconoscere un piano non aggiornato in Microsoft Project

Tre controlli in due minuti, e sai con che cosa hai a che fare.

1. La data di stato in Informazioni progetto. Se è vuota, il piano non è in esercizio: è ancora un piano di pianificazione.
2. Le colonne Inizio effettivo e Fine effettiva. L’ultima data effettiva presente nel file è la data reale dell’ultimo aggiornamento. Confrontala con la data di stato dichiarata: se differiscono di settimane, il piano è stato «datato» senza essere misurato.
3. Il Gantt verifica con la linea di avanzamento. Ti dice in un colpo d’occhio se qualcuno ha davvero registrato l’avanzamento, e dove.

E la domanda giusta da fare non è «il piano è aggiornato?», perché la risposta sarà sempre sì. È: «a che data è aggiornato, e con quale procedura?». Chi aggiorna davvero ha una risposta immediata e precisa, del tipo «ogni venerdì, con i dati che mi mandano i capi cantiere». Chi non aggiorna risponde parlando del file.

Un’ultima avvertenza, perché è la parte che fa perdere tempo a molti: un piano non aggiornato non è un piano da buttare. È un piano di cui conosci il limite. Puoi usarlo per tutto quello che riguarda la costruzione — struttura, legami, durate, risorse — e non puoi usarlo per niente che riguardi lo stato. Confondere le due cose è il motivo per cui certe riunioni finiscono con decisioni prese su numeri di marzo.

Domande frequenti

La data di modifica del file non basta a dirmi se è aggiornato?

No, e credere il contrario è l’errore di partenza. La data di modifica dice che qualcuno ha salvato il file: può aver cambiato un colore, aggiunto una colonna o solo aperto e chiuso. L’unica traccia affidabile dell’aggiornamento sta dentro il piano, nelle date effettive e nella data di stato.

Se la data di stato è vuota, che cosa usa Microsoft Project per i suoi calcoli?

La data odierna, cioè quella del computer su cui il file è aperto. La conseguenza è che gli scostamenti e gli indici cambiano da un giorno all’altro senza che nessuno abbia toccato il piano, e che due persone che aprono lo stesso file in giorni diversi vedono numeri diversi. È il motivo per cui la data di stato va sempre impostata in modo esplicito prima di guardare qualsiasi indicatore.

Le percentuali di completamento le posso mettere a occhio?

Puoi, e in molti progetti è l’unico dato disponibile. Il punto è saperlo: una percentuale stimata a occhio non è una misura, è un’opinione trasformata in numero. Se il progetto è importante conviene misurare almeno il lavoro rimanente — quante ore mancano — che è una domanda a cui chi lavora sa rispondere molto meglio che «a che percentuale sei».

Ho ereditato un piano fermo da sei mesi: lo aggiorno o ricomincio?

Dipende da una cosa sola: se c’è una previsione salvata e se è ancora quella approvata. Se c’è, il piano si può recuperare — si inseriscono i dati effettivi che si riescono a ricostruire, si fissa la data di stato a oggi, si riprogramma il resto — e conservi il confronto con l’impegno originale, che è la cosa di valore. Se non c’è previsione, quel piano è solo un elenco di attività ben fatto: puoi ripartire da lì per la struttura, ma la misura comincia da oggi.

Come faccio a capire in fretta se la previsione è stata risalvata di recente?

Il segnale è la combinazione di due cose che di solito non stanno insieme: attività iniziate o completate, e variazioni a zero su tutta la linea. Se il progetto è in corso e nessuno è in ritardo di un solo giorno, il termine di confronto è stato riscritto. Ha senso chiedere quando e perché: una ripianificazione approvata è legittima, ma va detta, altrimenti gli scostamenti che stai leggendo misurano l’ultima decisione invece dell’impegno iniziale.

Gli stessi controlli in forma di scheda, da tenere accanto alla tastiera: la checklist per analizzare un piano, con il PDF di una pagina da stampare.