Project Online: Quel Che Finisce Davvero (E Cosa Continua) Nel Project Management Moderno

Il 24 settembre 2026 Microsoft ha mandato l’ultimo avviso, e il titolo non lascia margini: Final reminder: Microsoft Project Online retires on September 30, 2026. Sei giorni dopo il servizio si spegne, e con lui i siti di Project Web App dove tante organizzazioni tengono i loro piani da anni.

Qui si sta a quello che Microsoft ha scritto e a quello che si può ancora fare: cosa finisce il 30 e cosa no, perché i dati sono la parte che non aspetta, i passi per i giorni che restano, dove Microsoft dice di andare e com’è lavorare, dopo, con in mano soltanto i file .mpp.

Cosa finisce il 30 settembre, e cosa no

L’avviso finale, il messaggio MC1478955 del Microsoft 365 Message Center (copia d’archivio pubblica), fissa la data per tutti gli ambienti — Worldwide, GCC, GCC High e DoD — e ne descrive la conseguenza in una frase: dopo la dismissione «you will no longer be able to access your projects or any associated data within the service». Non si potrà più accedere né ai progetti né ai dati collegati.

Lo stesso avviso è altrettanto chiaro su cosa resta: la modifica «is exclusive to Project Online and does not affect Project desktop, Project Server, or Planner». È una frase che conta più di quanto sembri, perché i nomi si confondono facilmente. Project desktop — Project Standard e Project Professional, l’applicazione che installi su Windows e con cui apri i file .mpp — continua a funzionare. Quello che finisce è il servizio online costruito su SharePoint, quello a cui si arriva da Project Web App.

La dismissione era stata annunciata a settembre 2025. Il mese dopo si sono fermate le vendite ai nuovi clienti, e da aprile 2026 non si possono più creare nuovi siti. Per chi era già sul servizio, invece, fin qui tutto ha continuato a funzionare come sempre — e niente, lì dentro, cambierà da solo prima della data: la copia deve farla qualcuno.

I dati sono la parte che non aspetta

L’avviso di Microsoft non parla di periodi di grazia, di fasi in sola lettura o di finestre per esportare dopo il 30 settembre. Nelle discussioni della community, le voci più esperte danno tutte lo stesso consiglio: visto che Microsoft non si è impegnata a niente dopo la data, l’ipotesi prudente è che l’accesso finisca quel giorno.

E il piano non è l’unica cosa a cui pensare. Un file .mpp contiene la schedulazione: attività, date, legami, risorse, assegnazioni, baseline. Non contiene quello che è cresciuto intorno al progetto nel suo sito — documenti, elenchi di rischi e problemi, i report che qualcuno ha costruito sui dati di reporting. Quelle cose vogliono una copia a parte.

Cosa fare nei giorni che restano

Cinque passi, in quest’ordine. I primi quattro servono a non perdere niente; solo il quinto è una decisione.

1. Fai l’elenco di tutti i progetti. Parti dal Centro progetti e annotali tutti, compresi quelli chiusi che potrebbero servirti per un audit, una contestazione o una revisione a consuntivo. Un progetto chiuso che nessuno ha salvato il 30 sparisce comunque.
2. Salva ciascuno come .mpp. La strada indicata dai moderatori della community Microsoft passa dal client desktop: dal Centro progetti selezioni il progetto, lo apri in Microsoft Project e da lì lo esporti come file (nell’interfaccia inglese: Open in Microsoft Project, poi File > Export > Save Project as File; Microsoft Q&A). Serve Project desktop installato. Metti la data nel nome del file: fra un anno vorrai sapere quale copia è.
3. Salva quello che sta fuori dal piano. I documenti dei siti di progetto, gli elenchi di rischi e problemi, e ogni report o cruscotto costruito sui dati di reporting di Project Online. Se un report conta, conserva sia il risultato sia una nota su cosa mostrava.
4. Apri qualcuno dei file salvati dal disco. Non dal server: dalla cartella dove li hai messi. Controlla che attività, date, risorse e baseline ci siano. Un backup che nessuno ha mai aperto è una speranza, non un backup.
5. Solo a quel punto decidi dove andare. Con i file in mano, il trasloco non va fatto di corsa prima del 30. Si può scegliere con calma dopo.

Dove Microsoft dice di andare

L’avviso finale indica tre destinazioni, adatte a organizzazioni molto diverse fra loro:

• Planner, comprese le funzioni premium che arrivano con la licenza Planner and Project Plan 3. È la direzione di Microsoft per il lavoro di progetto nel cloud, ed è più leggero di Project Online.
• Project Server Subscription Edition, per chi ha bisogno di qualcosa di vicino a Project Online — portafoglio, risorse aziendali, schedulazione — e può farlo girare sul proprio SharePoint Server.
• Dynamics 365 Project Operations, per le organizzazioni che gestiscono già i progetti dentro Dynamics.

C’è anche un quarto caso che l’avviso non nomina, perché non è un prodotto da comprare. Alcuni gruppi usavano Project Online soprattutto come posto comune dove tenere i piani. Per loro può bastare Project desktop con i file in una cartella condivisa. Se stai valutando le alternative, un buon punto di partenza è che cos’è un project planner, con il confronto fra gli strumenti.

Se ti resta soltanto il file .mpp

Per molti gruppi Project Web App non era solo il posto dove tenere i piani. Era dove ognuno vedeva le proprie attività, dove si compilavano e si approvavano i timesheet, dove il PMO leggeva il portafoglio. Un file su un disco, da solo, non fa niente di tutto questo — ed è il vuoto che si sente per primo quando si passa ai file.

È anche il vuoto per cui sono fatti i nostri strumenti. Funzionano tutti allo stesso modo: leggono il .mpp dal disco, senza nessun server dietro.

• A ognuno le sue attività — SendTask: apri il file del piano, scegli le risorse, invia. Ognuno riceve per email solo il proprio lavoro e un timesheet Excel, senza installare niente. Il come è spiegato in inviare le attività via email senza Project Server.
• Timesheet e approvazioni — GanttTimesheet: invia i timesheet, li raccoglie, li fa approvare riga per riga e scrive i consuntivi nel piano.
• Il piano per chi non ha Project — MppToExcel trasforma un .mpp in una cartella di lavoro Excel leggibile, senza Project installato.
• Il reporting di portafoglio — OneClickExporter porta i piani in Power BI, e OneClickReport è il report Power BI già costruito che li legge.

Niente di questo sostituisce un server di portafoglio, e non vuole farlo. Copre i lavori di tutti i giorni che faceva Project Web App, con i file che avrai il primo ottobre. La suite completa è nella pagina dei prodotti, e SendTask, GanttTimesheet, MppToExcel e OneClickExporter si possono provare prima di comprarli.

Domande frequenti

Dopo il 30 settembre 2026 si può ancora accedere ai dati di Project Online?

Secondo Microsoft no: dopo la dismissione non si potrà più accedere né ai progetti né ai dati collegati nel servizio. L’avviso finale non parla di periodi di grazia o di finestre per esportare dopo la data, quindi la strada prudente è avere tutto salvato prima.

Anche Microsoft Project desktop va in pensione?

No. Microsoft scrive che la modifica riguarda solo Project Online e non tocca Project desktop, Project Server né Planner. Project Standard e Project Professional continuano a funzionare, e con loro i file .mpp che aprono.

Project for the web e Project Online sono la stessa cosa?

No. Project for the web è un prodotto diverso e più leggero, che Microsoft sta facendo confluire in Planner con tempi suoi. Vale la pena sapere che non esporta un progetto in un file .mpp: il massimo che si può fare è esportare la griglia in Excel. Project Online, quello che chiude il 30 settembre, è il servizio costruito su SharePoint a cui si arriva da Project Web App.

Si può salvare un progetto di Project Online in .mpp senza Project desktop?

La strada indicata dai moderatori della community Microsoft passa dal client desktop: apri il progetto dal Centro progetti in Microsoft Project, poi lo esporti come file. Se nel gruppo nessuno ha Project desktop installato, è la prima cosa da risolvere: tutto il resto dipende da quel passo.

Bisogna migrare prima del 30 settembre?

Prima del 30 va fatta la copia dei dati. Il passaggio a Planner, a Project Server o a qualunque altra cosa può avvenire dopo, partendo dai file salvati: si perde la continuità del servizio, non i piani. Senza la copia, invece, non resta niente da migrare.