Le risorse non si assegnano alle fasi (e il budget te lo dimostra)

Il budget del piano dice centoventimila euro. Tu hai in mano il preventivo, e il preventivo ne dice settanta. Nessuno ha sbagliato una tariffa, nessuno ha aggiunto attività: i numeri sono tutti giusti, e il totale è falso. Quasi sempre la causa è una sola, e sta in un posto dove nessuno pensa di guardare.

Qualcuno ha assegnato delle risorse alle attività di riepilogo.

Le attività di riepilogo non sono attività

In un piano di Microsoft Project ci sono due specie di righe, e assomigliarsi è tutto quello che hanno in comune. Le attività di dettaglio sono il lavoro: hanno una durata che qualcuno ha stimato, dei legami, delle persone assegnate. Le attività di riepilogo — quelle in grassetto, con il triangolino per aprirle e chiuderle — non sono lavoro: sono contenitori. La loro durata non la decidi tu, la calcola Project: va dall’inizio della prima figlia alla fine dell’ultima. Lo stesso vale per il costo e per le ore: Project li somma verso l’alto, dalle figlie al genitore, e ti mostra il totale della fase.

Questo è il punto che fa danno: quando assegni una risorsa a un riepilogo, quel costo non sostituisce la somma delle figlie. Ci si aggiunge. E ci si aggiunge calcolato su tutta la durata del contenitore, che è la durata dell’intera fase.

Il conto che raddoppia il budget

Prendiamo una fase minuscola, così i numeri si controllano a mente. La fase si chiama Progettazione e contiene tre attività in sequenza da dieci giorni lavorativi ciascuna. Su ognuna è assegnato l’ingegner Bianchi a tempo pieno, tariffa 50 euro l’ora, otto ore al giorno.

• Ogni attività vale 10 giorni × 8 ore = 80 ore, cioè 4.000 euro.
• Le tre attività fanno 240 ore e 12.000 euro. Project li somma sulla riga della fase, che infatti mostra 240 ore e 12.000 euro. Fin qui è corretto: la fase riepiloga, non aggiunge.

Adesso qualcuno — per segnare che la fase è “roba di Bianchi” — assegna Bianchi anche alla riga di riepilogo. La fase dura trenta giorni lavorativi, perché le tre attività sono in sequenza. Project fa il solo conto che sa fare: 30 giorni × 8 ore = 240 ore, per 50 euro l’ora, 12.000 euro. E li aggiunge.

Il totale della fase diventa 480 ore e 24.000 euro per un lavoro che ne vale 240 e 12.000. Il budget è raddoppiato, e non c’è una sola riga che appaia sbagliata: le tre attività dicono il vero, la fase dice il vero rispetto a quello che le hai messo dentro. È la somma a mentire. Su un piano di quaranta fasi, con qualche assegnazione di questo tipo sparsa qua e là, il consuntivo previsto è una cifra che non significa niente — e il bello arriva quando qualcuno la porta in comitato.

Il costo è solo il danno più visibile

Gli altri tre si notano più tardi, e costano di più.

• La sovrallocazione fantasma. Per Project, Bianchi lavora al 100% sull’attività di dettaglio e al 100% sul riepilogo che la contiene: nello stesso giorno è al 200%. Compare in rosso nella vista Uso risorse per tutta la durata della fase, e non c’è modo di risolverla lavorando sulle attività, perché il conflitto è con sé stesso. È il momento in cui qualcuno rinuncia a usare il livellamento delle risorse e conclude che «Project non funziona».
• La misura dell’avanzamento salta. Se salvi la previsione con dentro questo errore, il valore totale del progetto nasce gonfio. Tutti gli indici che si calcolano su quel totale — la percentuale di avanzamento, il valore realizzato, la curva del lavoro — sono riferiti a una base che non esiste. Il piano dirà che sei indietro anche quando sei in orario, semplicemente perché il denominatore è sbagliato.
• La fase non si può più leggere. Il senso della riga di riepilogo è rispondere alla domanda «quanto vale questa fase». Con un’assegnazione propria, quella riga smette di essere una somma e diventa una somma più qualcos’altro. E nessuno, guardandola, può sapere quanto dei due.

Perché lo fanno tutti (e dove va messa, invece, quell’informazione)

Chi assegna risorse alle fasi non è distratto: sta cercando di scrivere nel piano un’informazione vera, e quello gli sembra il posto giusto. Le ragioni sono tre, tutte legittime, e per ognuna Project ha un posto migliore.

«Voglio segnare chi è il responsabile della fase»

È la ragione più frequente, ed è un bisogno reale: il piano dovrebbe dire chi risponde di cosa. Solo che l’assegnazione di una risorsa, in Project, non significa «ne risponde»: significa «ci lavora, per tante ore, e costa». Se quello che vuoi dire è la responsabilità, il posto è un campo personalizzato rinominato: prendi un campo Testo, chiamalo Responsabile, e scrivici il nome. Diventa una colonna su cui puoi filtrare e raggruppare, e non sposta di un euro il budget. È la stessa strada che descrivevo anni fa per gestire ruoli e responsabilità senza usare le risorse.

«Ma quel costo dura davvero quanto la fase»

Il capocantiere che presidia per tutta la durata dei lavori, il noleggio della gru, il project manager al 20% per sei mesi: sono costi reali, e davvero durano quanto la fase. Il riepilogo però resta il posto sbagliato, perché è una riga calcolata. La soluzione corretta è un’attività dedicata che corra in parallelo alla fase, quella che si chiama attività amaca: una riga di dettaglio come le altre, con la risorsa assegnata, la cui durata segue quella della fase. Ne ho scritto sia per le attività a durata variabile sia per i costi ripetitivi e indiretti. Il conto torna, il costo è visibile, e la riga di riepilogo continua a fare la somma.

«Assegno alla fase così si distribuisce sulle attività»

Questa è una convinzione diffusa, e semplicemente non succede. Assegnare una risorsa a un riepilogo non la assegna alle attività che contiene: crea un’assegnazione in più, separata, che vive sulla riga del contenitore. Le figlie restano scoperte esattamente come prima. Se il lavoro va distribuito, va distribuito: si assegna alle attività di dettaglio, una per una, ed è anche l’unico modo per dosare l’impegno di ciascuno nel tempo.

Se il piano è tuo

La regola è corta: le risorse si assegnano solo dove si lavora. Il lavoro sta nelle attività di dettaglio; le righe di riepilogo e il riepilogo di progetto (la riga con ID 0) sono totalizzatori e devono restare vuoti nella colonna dei nomi risorse.

Se il piano te lo mandano

Trenta secondi, e non serve conoscere il progetto.

1. Metti in tabella la colonna Nomi risorse, se non c’è già: clic destro sull’intestazione di una colonna, Inserisci colonna.
2. Guarda solo le righe in grassetto. Sono i riepiloghi. Se una di loro ha un nome nella colonna, hai trovato il problema. Scorri fino in fondo.
3. Conferma nella vista Uso risorse. Sotto il nome della persona compaiono le sue assegnazioni: se fra queste c’è il nome di una fase, l’assegnazione è sul contenitore. Lì vedi anche quante ore vale.

C’è anche una prova indiretta che si fa senza toccare niente, utile quando il piano è grosso: apri Progetto → Informazioni progetto → Statistiche e confronta il lavoro totale con quello che ti aspetti dal numero di persone e dalla durata. Se le ore totali sono molto più del ragionevole — il doppio, il triplo — è quasi sempre questo, oppure il suo parente stretto: qualcuno ha collegato le attività di riepilogo invece delle attività di dettaglio.

La domanda da fare, quando lo trovi, non è «hai sbagliato». È: «questo costo sulla fase è in aggiunta a quello delle attività, o intendevi che le sostituisse?». La risposta è quasi sempre la seconda, e a quel punto il budget da discutere è un altro.

Come si tolgono le risorse dalle attività di riepilogo

Su una copia del file, mai sull’originale. Si toglie l’assegnazione dalla riga di riepilogo — si cancella il contenuto della colonna Nomi risorse su quella riga, oppure si apre Informazioni attività → Risorse e si elimina la riga dell’assegnazione. Ore e costo della fase tornano a essere la somma delle figlie, e la sovrallocazione fantasma sparisce da sola.

Due avvertenze. Se il piano ha già una previsione salvata, la previsione conserva i numeri gonfi: dopo la correzione gli scostamenti diventano vistosi, e vanno letti sapendo perché. E se l’assegnazione aveva un senso — il capocantiere che c’è davvero — non va cancellata e basta: va spostata su un’attività dedicata, altrimenti stai togliendo dal budget un costo reale.

Domande frequenti

Microsoft Project non dovrebbe impedirmelo, se è un errore?

Non è un errore per il programma: è un’operazione lecita, che in casi particolari serve. Project non ha modo di sapere se quella riga è un vero costo che accompagna la fase o un’assegnazione messa per sbaglio, quindi la accetta e la calcola. Nessun avviso, nessun colore diverso: solo un totale più grande.

Vale anche per le risorse materiali e per quelle di tipo Costo?

Il meccanismo cambia, il problema resta. Le risorse di tipo Lavoro sono il caso peggiore, perché il conto passa dalla durata del contenitore e genera anche la sovrallocazione. Le risorse di tipo Costo e quelle Materiale non moltiplicano per la durata, ma il loro importo si somma comunque a quello delle figlie: il totale della fase continua a non essere una somma. La regola pratica non cambia: quella riga resta vuota.

E se togliendo l’assegnazione perdo un costo che c’è davvero?

Allora quel costo va spostato, non eliminato. Si crea un’attività di dettaglio dentro la fase — «Direzione lavori», «Noleggio gru», «Presidio di cantiere» — con la stessa durata della fase e la risorsa assegnata lì. Il costo resta nel budget, la riga di riepilogo torna a fare la somma, e per la prima volta quella voce è visibile a chi legge il piano invece di essere nascosta in un totale.

Come faccio a trovarle tutte in un piano di mille righe?

Con un filtro personalizzato su due condizioni: Riepilogo uguale a Sì e Nomi risorse diverso da vuoto. Il piano si riduce alle sole righe malate, e si correggono in blocco. Chi non vuole costruire il filtro può raggruppare per Riepilogo e mettere in tabella la colonna del lavoro: le righe contenitore con ore proprie saltano all’occhio.

Il totale di progetto era sbagliato anche nella previsione: devo risalvarla?

Sì, ma con consapevolezza. Risalvare la previsione cancella il termine di confronto precedente e con esso la storia degli scostamenti. Se il progetto è appena partito non è un problema. Se è in corso, conviene salvare la previsione corretta in una delle previsioni numerate, conservando quella originale: qui ho spiegato come si tengono insieme più previsioni e come si sceglie con quale confrontarsi.

Gli stessi controlli in forma di scheda, da tenere accanto alla tastiera: la checklist per analizzare un piano, con il PDF di una pagina da stampare.