Checklist per analizzare un piano di Microsoft Project

Ti arriva un piano di Microsoft Project che non hai costruito tu, e devi dire se ci si può contare. Questa è la checklist per analizzare un piano che uso in quel momento: diciannove controlli in ordine, ognuno con il posto esatto dove si guarda, quello che è normale trovare e quello che deve far suonare un campanello.

Sta in una pagina. Si stampa, si tiene accanto alla tastiera, si spuntano le caselle mentre si apre il file.

L’ordine conta più dei singoli controlli

I diciannove controlli non sono una lista da cui pescare: sono una catena. Ognuno ha senso solo se quelli prima hanno dato esito accettabile, e il motivo è pratico. Guardare il percorso critico di un piano pieno di vincoli è tempo perso, perché quello che leggi non è il percorso critico del progetto: è il disegno dei vincoli che qualcuno ha messo. Allo stesso modo, leggere gli scostamenti di un piano senza previsione salvata significa leggere degli zeri e crederli puntualità.

I primi tre blocchi dicono se puoi fidarti del piano. Gli altri dicono quanto vale. Se hai dieci minuti e non di più, fai i controlli 4, 8 e 13: i vincoli, le attività senza successori, il calendario.

A · La struttura: è un piano o è un elenco?

Che cosa guardi	Dove	Sano	Allarme
1 · Il riepilogo di progetto	Prima riga del piano	Riga con identificativo 0, attivata da Project	Riga 1 scritta a mano che contiene tutto
2 · I nomi delle attività	Colonna Nome, ordinata	Verbo all’infinito; participio sui traguardi	Sostantivi, codici, stati fra parentesi
3 · La scomposizione	Chiudi tutto al livello 1	Cinque o sei righe che descrivono il progetto	Lista piatta; fasi con un figlio solo

B · Il tempo: le date sono calcolate o scritte?

Che cosa guardi	Dove	Sano	Allarme
4 · I vincoli	Colonna Tipo di vincolo	«Il più presto possibile» quasi ovunque	Molti «deve iniziare il»: oltre uno su dieci
5 · La pianificazione manuale	Colonna Modalità attività	Tutto automatico nel piano consegnato	Righe manuali: quella parte non è calcolata
6 · Le durate	Colonna Durata	Valori diversi fra loro, da 1 a 10 giorni	Punti interrogativi; tutte uguali; blocchi da sessanta giorni
7 · I legami sulle fasi	Colonna Predecessori, righe in grassetto	Vuota sui riepiloghi	Fasi collegate fra loro: piano legato a blocchi
8 · Le attività appese	Colonne Predecessori e Successori	Solo la prima senza predecessori, l’ultima senza successori	Decine di righe senza successori: la rete non propaga
9 · Il percorso critico	Margine di ritardo totale	Una catena continua dall’inizio alla fine	Quasi tutto critico, o niente, o a tronconi; margine negativo

C · Le risorse: chi lavora, e quando

Che cosa guardi	Dove	Sano	Allarme
10 · Risorse sulle fasi	Colonna Nomi risorse, righe in grassetto	Vuota sui riepiloghi e sulla riga 0	Un nome sulla fase: il budget è gonfio, la somma non è una somma
11 · Nomi e ore	Foglio risorse; colonna Lavoro	Persone reali; lavoro valorizzato	«Risorsa A», «Team»; lavoro a zero
12 · La sovrallocazione	Vista Uso risorse	Picchi brevi e spiegabili	Persone al 200% per settimane, sulle attività critiche
13 · Il calendario	Modifica orario di lavoro, scheda Eccezioni	Festività e chiusure aziendali inserite	Lista vuota: il progetto lavora a Ferragosto

D · Il controllo: il piano è in esercizio o è fermo?

Che cosa guardi	Dove	Sano	Allarme
14 · La previsione	Colonne Inizio e Fine previsti	Piene, e diverse dalle date correnti	Vuote: niente da misurare. Identiche alle correnti: risalvata
15 · La data di stato	Progetto, Informazioni progetto	Impostata, recente, dichiarata	Vuota: i numeri cambiano ogni volta che apri il file
16 · L’avanzamento	Colonne Inizio e Fine effettivi	Compilate fino alla data di stato	Vuote con percentuali valorizzate: avanzamento dichiarato, non misurato
17 · Gli scostamenti	Tabella Variazione, ordinata	Valori diversi, letti e comunicati	Zero su tutta la linea a progetto avviato

E · Quando il piano esce dal tuo computer

Che cosa guardi	Dove	Sano	Allarme
18 · Che cosa viaggia col file	Tariffe, note, collegamenti, previsioni	Fuori esce una copia ripulita	Allegato l’originale: escono costi e nomi
19 · Il formato per chi lo riceve	Deve leggere, lavorarci o decidere?	Vista dedicata, salvata una volta sola	PDF di quaranta pagine a chi deve solo decidere

La prova che vale quanto tutto il conteggio

Alla fine non conta quanti allarmi hai segnato. Conta se il piano reagisce. Cambia una durata in mezzo alla rete e guarda se la data di fine si muove. Se non si muove, quello che hai davanti non è un modello del progetto: è un disegno, e servirà a comunicare ma non reggerà al primo imprevisto. Poi annulla la modifica.

Ogni controllo di questa scheda ha un capitolo che ne spiega il meccanismo — che cosa fa Microsoft Project in quel momento, perché il sintomo si produce e che cosa succede se non lo correggi — nella guida Il piano che regge: le buone pratiche di Microsoft Project.

Domande frequenti

Quanto tempo serve per fare tutti i controlli?

Dieci minuti per i primi tre blocchi, che sono quelli che dicono se puoi fidarti del piano. Mezz’ora per tutti e diciannove, su un piano di qualche centinaio di attività. È molto meno del tempo che perderesti fidandoti di un piano sbagliato.

Vale per tutte le versioni di Microsoft Project?

Sì, da Project 2010 a Project 2024 e alle versioni desktop di Microsoft 365. I campi che servono — tipo di vincolo, modalità attività, margine di flessibilità totale, colonne della previsione e delle date effettive — esistono identici in tutte. La modalità attività è comparsa nel 2010: nelle versioni precedenti quel controllo semplicemente non serve.

Posso usare la checklist su un piano che non è mio?

È nata per quello. Ogni controllo dice dove si guarda senza modificare niente: si aggiungono colonne e si cambia vista, operazioni che non toccano date, durate o legami. L’unica prova che modifica il piano è quella finale sulla durata, e si annulla subito.

Esiste un punteggio: quanti allarmi sono troppi?

Le soglie che circolano nelle checklist di qualità della schedulazione — non più del dieci per cento di attività vincolate, non più del cinque per cento senza successori — sono ragionevoli come ordine di grandezza, ma restano convenzioni, non misure fatte su piani reali. Il criterio più utile è un altro, ed è la prova finale: il piano reagisce oppure no.